Dans le monde du spectacle vivant, les frais VHR – pour Voyage, Hébergement, Repas – occupent une place centrale dans la gestion d’un projet artistique. Que ce soit pour une résidence, une tournée ou une simple date isolée, il est essentiel de bien comprendre ce que recouvrent ces dépenses, qui sont concernés par celles-ci et pourquoi elles pèsent autant dans les budgets.
Cet article ouvre une série consacrée aux frais VHR dans le spectacle vivant. L’objectif : mieux comprendre ces dépenses, apprendre à les anticiper et découvrir comment les gérer efficacement.
Qu’est-ce qu’un frais VHR ?
Le terme VHR regroupe trois types de dépenses directement liées à la mobilité des équipes artistiques et techniques :
- Le Voyage, qui inclut le transport des personnes (train, avion, covoiturage...), le transport du matériel, ou la location d’un véhicule.
- L’Hébergement, c’est-à-dire les nuits d’hôtel, les logements partagés, ou tout autre frais lié à l’accueil sur place.
- Les Repas, qui couvrent les repas pris en charge par la structure, que ce soit sous forme de per diem, de factures, ou de remboursements.
Ces frais sont inhérents à toute activité en déplacement, ce qui est le cas de la majorité des projets dans le spectacle vivant.
Qui est concerné par les frais VHR ?
Les artistes sont bien sûr les premiers concernés, mais ils ne sont pas les seuls. Les techniciens, les chargés de production, les directeurs artistiques ou même les personnes en charge de la communication peuvent être amenés à se déplacer.
Les situations typiques incluent les résidences de création dans un lieu d’accueil, les tournées impliquant plusieurs dates en région ou à l’international, les dates isolées avec aller-retour sur une journée ou deux.
Dès qu’un déplacement implique une nuitée et/ou un repas, les frais VHR entrent en jeu.
Quelles dépenses les frais VHR recouvrent-ils concrètement ?
Qu’est qui est inclut dans le Voyage ?
Les billets de train ou d’avion pour les artistes et l’équipe, les trajets en taxi ou VTC, les indemnités kilométriques, le carburant pour les véhicules personnels ou de location, et les éventuels frais liés au transport du matériel scénique.
Qu’est qui est inclut dans l’Hébergement ?
Les nuitées en hôtel, les logements type Airbnb partagés entre plusieurs membres de l’équipe, ou les hébergements pris en charge par le lieu d’accueil. Il arrive aussi que des chambres soient réservées dans des résidences artistiques ou des centres culturels.
Qu’est qui est inclut dans les Repas ?
Les repas payés directement par la structure (sur justificatif ou via un forfait), les tickets restaurants, les avances ou remboursements pour les repas pris pendant le déplacement. Certaines structures appliquent des plafonds ou des forfaits par repas ou par jour.
Exemple concret : une tournée de quatuor à cordes
Prenons le cas d’un quatuor à cordes partant en tournée pour trois dates dans trois villes différentes sur cinq jours.
L’équipe comprend quatre musiciens et une chargée de production.
- Voyage : location d’un véhicule pour transporter les instruments et l’équipe ; péages et essence inclus.
- Hébergement : quatre nuitées en hôtel deux étoiles, chambres doubles.
- Restauration : forfait repas à 25€/jour/personne, pris en charge par la compagnie.
Sur un projet aussi simple en apparence, les frais VHR peuvent rapidement représenter plusieurs centaines à milliers d’euros. Ils doivent donc être anticipés dès le montage budgétaire.
VHR, frais professionnels et avantages en nature : ne pas confondre
Il est essentiel de faire la distinction entre les frais professionnels remboursés, les indemnités de déplacement et les avantages en nature.
Un repas remboursé dans le cadre d’une mission est un frais professionnel, alors qu’un repas offert de manière régulière et sans lien avec une activité précise pourrait être considéré comme un avantage en nature, donc soumis à cotisations sociales.
💡 Pour aller plus loin sur les aspects juridiques et sociaux, l’article de référence publié par Artcena détaille ces nuances importantes.
Pourquoi bien identifier les VHR est essentiel ?
Les frais VHR peuvent représenter une part significative du budget global d’un projet, en particulier dans le spectacle indépendant ou les tournées en région. Une mauvaise estimation peut rapidement créer des déséquilibres financiers.
Mais ce n’est pas qu’une question d’argent. Bien catégoriser les frais VHR permet aussi de :
- respecter la législation sociale et fiscale en vigueur,
- assurer une gestion comptable claire,
- et garantir une bonne relation avec les partenaires et financeurs, qui demandent de plus en plus de transparence sur les dépenses.
Les frais VHR font partie intégrante de l’organisation d’un projet dans le spectacle vivant. Bien les identifier, c’est poser les bases d’un budget réaliste, éviter les confusions juridiques et faciliter la gestion au quotidien.
Dans le prochain article, nous verrons comment anticiper et justifier efficacement ces frais pour construire un budget solide… sans stress.