Dans le spectacle vivant, les frais de Voyage, Hébergement et Restauration (VHR) peuvent représenter une part significative du budget global.
Une tournée, une résidence ou même une date unique impliquent souvent plusieurs déplacements, nuitées et repas à prendre en charge. Sans anticipation, ces coûts peuvent vite déséquilibrer un projet.
Pour éviter les mauvaises surprises, il est essentiel d’intégrer les frais VHR dans le budget du spectacle vivant dès la phase de devis, en posant les bonnes questions et en appliquant des règles claires de justification.
Ce deuxième article s’inscrit dans notre série sur les frais VHR dans le spectacle vivant. Après avoir défini ce que recouvrent les VHR, place maintenant aux conseils concrets pour les budgéter sans stress.
Anticiper le budget VHR dès la phase de devis
Dès les premières étapes de la construction budgétaire, il est important de catégoriser précisément les dépenses liées au voyage, à l’hébergement et à la restauration.
Cela permet de visualiser leur impact potentiel sur l’ensemble du projet et d’ajuster les autres postes si nécessaire.
Les bonnes questions à se poser sont simples mais structurantes :
Qui se déplace ? Pour combien de jours ? Quelles sont les modalités de transport ? Combien de nuits d’hébergement seront nécessaires ? Les repas sont-ils fournis par la structure d’accueil ou à la charge de l’équipe ?
Plus ces éléments sont anticipés, plus le budget VHR spectacle vivant sera réaliste et maîtrisé.
Que faut-il prévoir dans chaque poste du budget VHR ?
Pour le poste “Voyage”, il faut penser au type de transport (train, avion, location de véhicule, indemnités kilométriques), à la distance à parcourir, au coût éventuel du transport de matériel, et aux frais associés comme les péages ou le carburant.
Le poste “Hébergement” dépend du nombre de nuitées, du type de logement choisi (hôtel, Airbnb, résidence d’artiste) et des éventuelles taxes de séjour. Il peut aussi varier selon les politiques d’accueil des partenaires.
Enfin, le poste “Restauration” regroupe les per diem (forfaits journaliers), les paniers repas, les repas pris en charge directement ou remboursés sur justificatif. Il convient ici aussi d’adopter une règle claire et constante pour toute l’équipe.
Pour optimiser ces dépenses, quelques astuces pratiques peuvent faire la différence : prévoir une marge de sécurité dans le budget en cas d’aléa, éviter les jours de déplacement coûteux comme le dimanche soir ou les jours fériés, ou encore mutualiser les trajets lorsque c’est possible.
Il est également judicieux de se renseigner auprès des lieux d’accueil, qui peuvent parfois prendre en charge une partie des frais VHR (logement, repas, navettes…).
Justifier les frais VHR pour rester dans les clous
Justifier correctement ses frais VHR n’est pas une simple formalité administrative : c’est une exigence légale, sociale et financière.
En cas de contrôle URSSAF, d’audit ou de demande d’un financeur, la transparence sur ces postes de dépenses est indispensable.
Les justificatifs acceptés varient selon le mode de remboursement, mais doivent toujours être clairs, lisibles et nominatifs : notes de frais détaillées, factures, tickets de caisse, confirmations de réservation ou justificatifs de paiement.
Il est préférable d’éviter les documents ambigus ou collectifs (ex. : une facture de restaurant au nom d’un tiers, sans détail sur les convives).
Frais réels vs forfaitaires : attention aux règles s’appliquant au budget VHR
Une erreur fréquente dans l’élaboration d’un budget VHR spectacle vivant consiste à mélanger sans distinction les frais réels et les frais forfaitaires. Pourtant, ces deux approches obéissent à des règles spécifiques.
Les frais réels sont remboursés sur présentation de justificatifs précis. Ils concernent généralement les transports, les hébergements et les repas sur facture.
À l’inverse, les frais forfaitaires peuvent être versés sans justificatif individuel, sous certaines conditions encadrées par l’URSSAF. C’est le cas, par exemple, des per diem ou des indemnités kilométriques selon le barème en vigueur.
Mixer les deux approches est possible, mais doit rester l’exception et être justifié par des besoins spécifiques.
Une mauvaise application de ces règles peut entraîner des redressements ou la requalification en avantages en nature.
Prévoir les frais VHR avec rigueur, c’est poser les bases d’un budget VHR de spectacle vivant cohérent, réaliste et justifiable. C’est aussi se prémunir contre les imprévus, répondre aux exigences des financeurs et simplifier la gestion au quotidien.
En connaissant les règles de base et en adoptant les bons réflexes de justification, vous gagnez en sérénité… et en crédibilité.
Et pour aller plus loin : découvrez dans notre prochain article comment un outil peut vous aider à structurer, centraliser et automatiser la gestion des VHR sans prise de tête.