L’organisation d’une tournée ou d’un spectacle nécessite de nombreux facteurs. Par ailleurs, la réussite d’un projet repose également sur la communication entre toutes les équipes.
Entre les plannings qui bougent sans arrêt, les contraintes logistiques et les imprévus, communiquer efficacement vers ses artistes et techniciens est un enjeu central pour les équipes du spectacle vivant.
Dans cet article, nous vous proposons des bonnes pratiques pour fluidifier la communication entre vos équipes, illustrées par des fonctionnalités clés d’Orfeo, le logiciel de référence des métiers du spectacle.
Centraliser la communication dans une structure du spectacle vivant
Dans de nombreuses structures du spectacle vivant, il existe de nombreux moyens de communication (mail, SMS, WhatsApp, fichiers papier, documents éparpillés, etc.) et cela engendre des oublis, des doublons et des pertes d’information.
La première étape pour bien communiquer en interne et vers ses artistes et techniciens consiste à centraliser toutes les données dans un espace unique et organisé.
Bonne pratique : mettez en place un outil collaboratif où chaque membre de l’équipe retrouve, au même endroit, les derniers documents, les plannings, les coordonnées, les notes liés à une tournée ou à un spectacle.
💡 Avec Orfeo :
Chaque projet ou spectacle dispose de sections pour ajouter des fichiers (fiches techniques, contrat, documents de production, etc. ) et des informations clés.
L’ensemble de l’équipe interne peut y accéder facilement et mettre à jour certaines informations, documents, etc.
L’équipe peut alors communiquer les bonnes informations aux artistes et techniciens.
De plus les fiches artistes et techniciens sont toujours à jour et accessibles par tous les membres autorisés.
Diffuser des feuilles de route claires et actualisées
Lors de l’organisation d’une tournée, les changements de feuilles de route sont fréquents, il faut donc disposer d’un moyen de communication efficace et rapide. En effet, tous les artistes et techniciens ainsi que l’équipe interne doivent pouvoir accéder à la bonne version et en temps voulu.
Bonne pratique : privilégiez les outils qui permettent une mise à jour automatique et une consultation en temps réeldes plannings et feuilles de route.
💡 Avec Orfeo :
Les feuilles de route sont générées automatiquement à partir des informations saisies. Il est également possible de créer des feuilles de route personnalisées pour chaque participant.
Les artistes et techniciens peuvent accéder à tout moment à la dernière version de leur feuille de route, depuis leur ordinateur ou via l’application mobile.
Transmettre rapidement des documents aux artistes et techniciens
Une bonne communication ne se limite pas à transmettre les informations artistiques ou techniques : elle inclut également la gestion administrative.
Les projets des intermittents peuvent vite devenir fréquents. Il est alors essentiel de disposer d’informations administratives à jour et permettre un accès aux documents personnels.
Contrats de travail, DPAE, attestations ou justificatifs doivent être transmis rapidement et être facilement consultables par les intermittents.
Bonne pratique : centralisez les documents personnels au même endroit et assurez-vous que chaque artiste ou technicien puisse y accéder facilement.
Parallèlement, il est indispensable de maintenir à jour les données administratives (coordonnées, RIB, numéro de sécurité sociale, statuts intermittents, etc.) pour éviter les erreurs de paie ou les retards de déclaration.
💡 Avec Orfeo :
Les salariés peuvent accéder à leur profil pour mettre à jour leurs données administratives et accéder à des documents partagés (contrats, avenant, etc.).
Les chargés d’administration peuvent également mettre à jour les informations directement sur les fiches des salariés et retrouver au même endroit l’ensemble des documents concernant un salarié.
Partager facilement les plannings aux artistes et techniciens
Pour que chacun reste informé en temps réel, la diffusion des plannings et des calendriers doit être fluide et accessible, quel que soit l’outil utilisé par les artistes et techniciens.
Plutôt que d’envoyer des fichiers PDF ou des tableaux mis à jour manuellement, les liens iCal offrent une solution simple et dynamique.
Bonne pratique : privilégiez les formats synchronisés comme l’iCal pour que toute modification — changement d’horaire, ajout de date, annulation — soit automatiquement mise à jour dans l’agenda de chacun, sans nouvel envoi.
💡 Avec Orfeo :
Les plannings peuvent être partagés via des liens iCal sécurisés et personnalisés. Les artistes et les techniciens peuvent alors visualiser les dates des projets auxquels ils participent directement depuis leur agenda personnel via leur smartphone, tablette ou ordinateur.
De plus, les artistes et les techniciens peuvent utiliser l’application mobile Orfeo pour consulter leurs plannings.
Dans le spectacle vivant, une communication fluide et centralisée entre les artistes, techniciens et équipes de production est la clé de la réussite.
En centralisant les données, en automatisant la diffusion des feuilles de route et en simplifiant la gestion administrative, Orfeo permet aux structures de gagner en clarté, en réactivité et en cohésion.