En tant qu’organisation du spectacle vivant, vous êtes amenés à gérer une multitude de projets dont la typologie peut être différente (accueil, production, résidence…).
En plus de centraliser les informations nécessaires au bon déroulé de vos projets, Orfeo vous offre désormais la possibilité d’établir des modèles de projet pour gagner en clarté et en efficacité. A chaque modèle peuvent être associés des listes de tâches types, un planning prédéfini et des champs pré-remplis.
Du temps gagné avec les listes de tâches prédéfinies
En fonction du type de projet, certaines informations ou actions à mener sont récurrentes. Orfeo vous permet désormais de préparer des listes de tâches prédéfinies et ainsi éviter une saisie répétitive et chronophage.
Par exemple, pour un type de projet “cession”, vous devez valider les conditions via un pré-contrat puis établir le contrat et enfin l’envoyer pour signature : les modèles de projet vous permettent d’ajouter ces trois tâches automatiquement à tous vos projets de ce type.
Affichage conditionnel des onglets, champs pré-remplis
En fonction de la typologie et du cycle de vie d’un projet , vous n’avez pas besoin d’accéder aux mêmes informations. La possibilité de masquer certaines données vous permet d’y voir plus clair lors de la création de votre projet et d’y ajouter des informations au moment où vous en avez besoin.
À titre d’exemple, si vous n’avez pas besoin de générer des feuilles de route au début de votre projet, vous pouvez choisir de masquer cet onglet et donc alléger votre fiche projet.
De même, il est possible de définir des valeurs par défaut pour les champs (ex : « Voyages : 2 A/R pris en charge par l’organisateur ») pour gagner du temps lors de la saisie.
Une saisie des plannings plus rapide
Enfin, la fonctionnalité des plannings types vous permettra de gagner un temps précieux lors de la saisie des planning. En effet, il n’est pas rare que chaque planning de projet contienne les mêmes étapes (déchargement, montage, balance, représentation, etc..). Les plannings types vous permettront d’initialiser plus rapidement votre planning à partir d’un gabarit. Le planning restera évidemment modifiable après coup.
Les bénéfices sont immédiats : vous gagnez en efficacité, en évitant une saisie multiple des mêmes informations, et en fiabilité en apportant un cadre de travail commun à votre équipe.
Vous êtes utilisateur d’Orfeo ? Contactez notre équipe via le tchat en ligne pour en savoir plus sur les modèles de projets.
