De nombreux producteurs de spectacles, compagnies et ensembles travaillent avec des artistes et techniciens intermittents. Ceux-ci ont généralement plusieurs employeurs et peuvent participer à plusieurs projets au cours d’une même période. S’assurer de leur disponibilité en amont n’est souvent pas une mince affaire. Heureusement, il existe des solutions pour simplifier ce processus !
Partager un calendrier avec chaque artiste et technicien
Le module “Production” d’Orfeo permet de gérer l’ensemble du cycle de production d’un spectacle, d’une tournée ou d’un concert : du montage de la distribution à l’édition des feuilles de route, en passant par la gestion des disponibilités des artistes et techniciens.
Un des éléments centraux du processus est la possibilité de partager un calendrier avec un artiste ou un technicien. Pour cela, Orfeo offre plusieurs possibilités.
Intégrer le Google Agenda d’un artiste / technicien dans Orfeo
Une première solution consiste à intégrer l’agenda Google d’un artiste ou technicien directement dans Orfeo. C’est très pratique si vous travaillez avec des artistes qui utilisent déjà Google Agenda et que vous ne souhaitez pas modifier leurs habitudes de travail.
Pour cela, il vous suffit que les artistes ou techniciens concernés partagent avec vous un lien iCal qu’il vous suffit d’intégrer dans Orfeo. La synchronisation se fait alors automatiquement : si l’artiste met à jour son planning, vous pouvez visualiser les mises à jour dans Orfeo.
En outre, vous pouvez visualiser simultanément plusieurs calendriers, voire superposer les calendriers d’artistes à vos calendriers de projets et tournées.
Inviter un artiste / technicien sur Orfeo
Une autre possibilité consiste à inviter les artistes et techniciens avec lesquels vous collaborez à accéder à un espace de travail partagé sur Orfeo. Via cet espace, les intermittents peuvent accéder au calendrier des projets que vous réalisez avec eux.
En prime, les artistes & techniciens peuvent utiliser cet espace pour vous envoyer des documents : copie de passeports pour les formalités, carte grise pour les défraiements etc.
Noter directement les disponibilités des artistes & techniciens
S’il y a des artistes et techniciens avec lesquels vous préférez communiquer par e-mail ou téléphone, vous pouvez également noter directement les disponibilités sur le calendrier personnel associé à chaque fiche intermittent sur Orfeo.
Demander à un artiste / technicien s’il est disponible pour un projet
Néanmoins, multiplier les échanges par mail peut s’avérer fastidieux, notamment dans le cas de projets avec de multiples dates ou des distributions importantes (ex : orchestres à effectif de plusieurs dizaines de musiciens).
La fonctionnalité de suivi des disponibilités d’Orfeo permet d’envoyer automatiquement un e-mail à un artiste / technicien depuis la fiche d’un projet, afin de lui demander s’il est disponible.
L’intermittent reçoit alors un e-mail automatique lui demandant s’il est disponible pour les dates concernées. Bien entendu, vous pouvez personnaliser le message lors de l’envoi.
Si l’artiste est disponible, il lui suffit de cliquer sur “Oui” pour confirmer sa disponibilité. Sachant qu’il peut également à ce stade ajouter un message personnalisé. L’artiste (ou le technicien) est alors automatiquement noté comme “Confirmé” dans votre fiche projet.
D’un coup d’oeil, vous pouvez visualiser l’ensemble des membres de votre distribution et suivre leurs disponibilités. En automatisant cette tâche répétitive, vous gagnez du temps et vous réduisez le risque d’erreur.
La fonctionnalité de suivi des disponibilités des artistes / techniciens du module “Production” permet aux producteurs de spectacles de gérer plus simplement le montage des distributions artistiques et des équipes techniques.
