Déjà bien installée dans le paysage technologique, la signature électronique des documents a fait un bond en avant pendant la crise sanitaire. Cette fonctionnalité est devenue aujourd’hui un élément indispensable. C’est pour cela que nous avons fait le choix d’intégrer la signature électronique des contrats de vente et engagements dans notre logiciel Orfeo. Tour d’horizon des possibilités qu’offre ce nouveau service.
Un processus de signature électronique fluide et rapide
Un logiciel de gestion comme Orfeo permet de gagner beaucoup de temps dans la génération des contrats de cession et les contrats d’engagements des artistes, musiciens, techniciens. Grâce aux modèles de contrats et aux champs personnalisables, vous pouvez générer automatiquement, en quelques clics, les documents nécessaires. En intégrant la signature électronique des contrats à votre interface de travail, Orfeo vous fait passer à une étape supérieure en termes d’organisation et d’efficacité.
Pour le signataire externe (programmateur ou responsable administratif dans le cas d’un contrat de vente, salarié dans le cas d’un contrat d’engagement), le processus de signature est très simple : un visionneuse en ligne permet de relire le document et insérer sa signature (avec validation optionnelle par SMS). Vous avez plusieurs contrats à signer ? Le parapheur électronique vous permet de valider plusieurs contrats d’un coup. Cette fonctionnalité s’avèrera extrêmement utile dans le cas d’un projet où plusieurs intermittents (artistes, techniciens) sont engagés.
Une solution sécurisée et valable juridiquement
Nous avons intégré la solution technique de notre partenaire SignRequest qui est certifié ISO 27001, une norme qui garantit la confidentialité, l’intégrité et la conformité légale de la solution. SignRequest est également conforme au RGPD. La signature électronique à la même valeur juridique qu’une preuve manuscrite, elle peut notamment être présentée au titre de preuve devant les tribunaux en cas de différend. C’est ici l’occasion de préciser qu’une image de signature scannée et apposée en bas d’un document ne constitue pas une signature électronique valable. En effet, pour être valide, la signature électronique doit respecter un processus permettant d’identifier le ou les signataires (adresse IP, horodatage) et d’empêcher toute modification du document après signature électronique via un encryptage. C’est le cas de la solution proposée par Orfeo.
Un gain de temps… mais aussi d’argent
Pour les structures du spectacle vivant, il n’est pas rare d’avoir beaucoup de contrats à signer. Certains de nos clients signent plusieurs centaines de contrats par an. Passer à la signature électronique permet de faire des économies donc non seulement sur le prix des affranchissements, mais également au niveau du temps passé à imprimer, scanner, archiver les documents. Sans parler de la facilité de relancer facilement les signataires pour les documents en attentes, ou encore de pouvoir se référer très rapidement à un contrat signé dans le passé.
En résumé, la signature électronique proposée par Orfeo permet de gagner du temps à toutes les étapes du processus :
- la fonctionnalité de signature est totalement intégrée à votre espace de travail Orfeo
- vous avez la possibilité de créer des modèles d’emails d’accompagnement
- vous pouvez effectuer les opérations de signature en masse, ce qui est particulièrement utile pour la signature des contrats d’engagements d’artistes et de techniciens.
La signature électronique des contrats de vente et d’engagement est disponible sur Orfeo, à partir de 1€ HT par document à signer. Vous souhaitez en savoir plus ? N’hésitez pas à nous contacter pour une démonstration ou plus d’informations.
