La contractualisation d’un spectacle implique de nombreux échanges avec les parties prenantes (producteurs, organisateurs, administrateurs) pour réunir les informations nécessaires à l’élaboration du contrat. Cette étape, qui s’avère parfois chronophage et laborieuse, peut être grandement optimisée par l’utilisation de fonctionnalités d’automatisation comme celle des pré-contrats de la solution Orfeo.
Les limites des échanges traditionnels
Traditionnellement, les échanges autour des conditions contractuelles d’un spectacle sont souvent répétitifs. De ce fait, rassembler les informations essentielles (contacts clés, données administratives, données de billetterie) peut vite devenir une tâche fastidieuse, surtout lorsque ces données transitent par mail ou par téléphone.
Ces méthodes traditionnelles présentent plusieurs inconvénients :
• un suivi difficile des échanges à cause des multiples canaux
• une perte de temps pour réunir les différentes données
• un risque de perdre des informations qui sont disséminées
Les pré-contrats sur Orfeo, comment ça marche ?
La fonctionnalité d’envoi de pré-contrat sur Orfeo vous permet de fluidifier les échanges avec vos interlocuteurs en centralisant les étapes clés des négociations :
• faciliter la récolte d’informations : transmettez un formulaire adapté et personnalisé à vos interlocuteurs
• fiabiliser le suivi des échanges : envoyez le lien directement depuis Orfeo et suivez les relances par mail
• automatiser la génération du contrat : les informations récoltées viennent automatiquement alimenter votre base pour générer le contrat en un clic
Des bénéfices concrets
En automatisant ces tâches répétitives, la fonctionnalité de pré-contrat vous permet de vous concentrer sur l’essentiel : vos spectacles.
Les bénéfices sont nombreux ! Vous gagnez du temps en réduisant les échanges inutiles, vous collaborez plus facilement avec votre équipe en centralisant les données et vous gagnez en efficacité en accélérant les process en place.
Avec les pré-contrats sur Orfeo, dîtes adieu aux négociations chronophages et bonjour à une organisation optimisée. Demandez dès à présent votre démonstration personnalisée du logiciel.
