Dans une activité de diffusion, gérer des rappels et des relances est nécessaire, mais pas toujours suffisant… En effet, il faut accorder une attention plus particulière aux lieux de diffusion avec lesquels on a identifié des possibilités de collaboration tangibles. C’est tout l’enjeu du suivi des opportunités.
Pistes vs opportunités
Vous êtes en charge de la diffusion des spectacles d’une compagnie ? Vous avez probablement recensé plusieurs centaines (voire milliers) de lieux de diffusion : scènes nationales, centres culturels, festivals… Et vous vous adressez régulièrement aux directeurs artistiques de ces lieux au travers de campagnes e-mailing ou d’envoi de plaquettes.
Néanmoins, il est difficile de relancer systématiquement tout le monde, ne serait-ce que pour une question de temps, d’une part, et de gestion des priorités, d’autre part.
Un premier niveau de priorisation consiste à se concentrer sur les pistes, c’est-à-dire sur les lieux qui ont manifesté un intérêt suite à une proposition artistique. Il y a plusieurs manières de détecter un intérêt. Le cas idéal est l’échange oral que vous pouvez avoir avec un programmateur. Viennent ensuite : le programmateur qui répond à votre e-mail, celui qui ne répond pas mais clique sur un des liens de votre mail et, enfin, celui qui ouvre votre mail.
Le niveau suivant consiste à identifier, parmi ces pistes, celles qui vont constituer des opportunités, autrement dit les projets de collaborations possibles. En général, on définit une opportunité comme la combinaison de quatre critères :
- l’adéquation aux besoins : votre proposition artistique correspond aux attentes du programmateur, au regard de la construction globale de sa saison
- le budget : le lieu dispose d’un budget compatible avec le coût de votre spectacle
- le pouvoir de décision : votre interlocuteur est non seulement intéressé, mais en capacité de prendre la décision d’achat du spectacle
- le cadre temporel : la décision est susceptible d’être prise dans un laps de temps déterminée (ex : avant fin février 2017 pour la saison 17-18)
Si ces 4 critères sont réunis, vous pouvez créer une opportunité, que vous pourrez suivre de manière prioritaire par rapport aux pistes.
Le suivi des opportunités dans Orfeo
Orfeo permet aux chargés de diffusion de suivre facilement les propositions artistiques en cours avec les différentes structures, via la gestion des opportunités. Une opportunité est associée à un lieu de diffusion et à un spectacle. On peut optionnellement lui adjoindre des dates, un budget et un statut (ex : Projet possible, Devis envoyé, Accord oral, Gagné)
Depuis le bloc "Opportunité" d’une fiche structure, il est possible de visualiser toutes les opportunités associées à un lieu. Ceci permet de voir en un coup d’oeil l’historique des collaborations et/ou des discussions qui ont pu intervenir avec ce lieu.
Autre point de vue, il est possible de visualiser toutes les opportunités liées à un spectacle (tous lieux de diffusion confondus), depuis une fiche spectacle. Et via l’onglet "Opportunités", vous pouvez avoir une vision globale de l’ensemble des opportunités, avec la possibilité de filtrer par statut, budget ou autre… Ce qui vous permet d’avoir une vision de votre cycle de vente de spectacles.
En prime, vous avez la possibilité de personnaliser les statuts des différents stades d’opportunités, pour l’adapter à votre mode de fonctionnement.
La gestion des opportunités vous permet de gérer plus facilement vos priorités dans le cadre de votre activité de diffusion. N’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez en savoir plus !
