Fondé par Vincent Dumestre en 1998, le Poème Harmonique fédère des musiciens passionnés dévoués à l’interprétation des musiques des XVIIe et XVIIIe siècles. Avec une soixantaine de représentations par an, l’ensemble est familier des plus grands festivals et salles du monde. Depuis 2018, l’équipe du Poème Harmonique utilise la solution Orfeo pour la gestion de leur activité. Raphaëlle Boyer, responsable administrative, et Simon Guidicelli, administrateur de production, ont accepté de répondre à nos questions concernant leur utilisation du logiciel.
Vous utilisez Orfeo depuis 2018, quels bénéfices avez-vous constaté dans l’utilisation du logiciel ?
Raphaëlle Boyer - C’est vraiment devenu notre outil de travail principal, tout passe par Orfeo. Ça nous apporte une fluidité dans l’échange d’informations, tous les membres de l’équipe ont accès à l’outil. C’est pratique notamment au niveau de l’agenda, on sait qui fait quoi, à quel moment.
Simon Guidicelli - Le logiciel est très sécurisant lorsqu’on fait de la production et que l’on travaille en équipe sur plusieurs dizaines de concerts, étalés sur 2 ou 3 saisons. On évite le risque de copies en conflit, tout le monde travaille en même temps sans perdre d’informations, c'est précieux.
Comment la solution accompagne les différentes équipes au quotidien ?
Raphaëlle Boyer - Moi, ça m’aide beaucoup pour la paie puisque tous les engagements des artistes sont générés sur Orfeo. Tous les mois, c’est ultra simple parce que je n’ai qu’à exporter les données, les importer dans notre outil de paie, ça se fait automatiquement.
Pour les équipes de diffusion, Orfeo leur permet, à partir de notre base annuaire, de générer des listes de mails qu’on intègre dans notre outil de newsletters. Là c’est pareil, ça se fait très rapidement. C’est cette fonctionnalité qu’ils utilisent principalement.
Pour la production, ils ont juste à remplir les informations dans Orfeo et ça va beaucoup plus vite. Ils utilisent beaucoup les fiches artistes, la génération des contrats de travail, la signature électronique des contrats aussi. Quand je suis arrivée au Poème en 2021, c’était encore des signatures “papier”, depuis qu’on est passé au numérique, c’est beaucoup mieux. Il y a eu la mise en place quelques mois après des DPAE envoyées directement depuis Orfeo, on a gagné un temps de dingue.
Simon Guidicelli - En effet, pour la production, on centralise toutes les données liées à un concert, de la distribution au contrat de cession, en passant par les DPAE, la signature des contrats artistes ou l'export des paies, cela nous fait gagner un temps fou. Et cela nous évite d’avoir à ressaisir plusieurs fois les mêmes informations, ce qui est souvent source d’erreur. Pour les distributions, ce qui est très utile c’est d’avoir, en un clic, un accès aux distributions passées.
Pour la diffusion, l’établissement des listes de prospects couplé aux envois Mailchimp, permet de travailler efficacement en équipe, sans risque de doublon.
La solution a-t-elle changé votre manière de travailler en équipe ?
Simon Guidicelli - Oui, mais je ne sais pas si c’est positif 😁 On a désormais moins besoin de se parler, car toutes les informations sont centralisées ! Si tout le monde joue le jeu, nous n’avons plus besoin de courir après les infos.
Merci à Raphaëlle Boyer et Simon Guidicelli d’avoir accepté de répondre à nos questions. Vous souhaitez vous aussi découvrir Orfeo ? Demandez dès maintenant votre démonstration du logiciel !
