Le quotidien du chargé de diffusion ou du booker, c’est souvent de jongler entre sa base de contacts, ses fiches de suivi et ses e-mails. Le logiciel Orfeo vous permet de gagner un temps précieux en rattachant automatiquement les bons mails aux bonnes fiches contacts. Comment ça marche ? A quoi ça sert ? Suivez le guide !
Les 4 sources d’information du chargé de diffusion
Vous êtes en charge de la diffusion de spectacles ou d’artistes ? Alors vous devez en permanence concilier les informations provenant de 4 sources complémentaires :
- votre base de données qui contient la liste de toutes les structures que vous ciblez ou avec lesquelles vous être en relation : lieux de spectacles, festivals, saisons de concerts
- des fiches de suivi qui vous permettent d’avoir un suivi détaillé des échanges que vous avez pu avoir avec un programmateur : ses projets pour la saison prochaine, vos propositions en cours, vos collaborations passées…
- un calendrier qui vous permet de noter les dates de spectacles, concerts et tournées confirmées, les options posées…et surtout vos rappels et relances prévus !
- vos e-mails qui contiennent tous vos échanges avec les structures et les programmateurs, qu’il s’agisse de mails envoyés ou reçus.
Comme vous le savez, le logiciel Orfeo permet déjà de gagner un temps précieux en réunissant votre base de contacts, vos fiches de suivi et votre calendrier dans un outil de suivi unique. Mais il y a mieux : Orfeo vous permet également de synchroniser automatiquement vos e-mails avec vos fiches contacts, afin de pouvoir visualiser en un coup d’œil l’historique des e-mails échangés avec un programmateur depuis sa fiche.
Chercher une aiguille dans une botte de foin…
Avant de décrire plus en détail cette fonctionnalité de messagerie intégrée, penchons-nous sur ce qui se passe lorsque les e-mails ne sont pas reliés à la base contacts…
Imaginez que vous deviez rappeler aujourd’hui Monsieur John Doe, programmateur Festival Orfeo, avec lequel vous avez une option en cours pour votre prochaine tournée. Au cours des 3 derniers mois, vous avez eu de nombreux échanges de mails avec lui.
Avant de le rappeler, vous souhaitez relire tous les mails que vous avez échangé avec lui au cours des dernières semaines. Vous allez donc passer du temps pour rechercher dans votre boite mail tous les messages que vous lui avez envoyés, tous ceux que vous avez pu recevoir de sa part…
C’est fastidieux et chronophage, surtout s’il y a beaucoup de mails concernés, noyés parmi tous vos autres messages. Et cela se complique encore si vous devez chercher les mails de plusieurs contacts. Par exemple, si vous avez échangé également des messages avec un ou plusieurs collaborateurs de John Doe.
Au final, vous perdez du temps et vous risquez de perdre en pertinence. Notamment si votre interlocuteur, joint au téléphone, fait référence à un mail que vous peinez à retrouver instantanément.
Synchroniser vos e-mails avec vos fiches contacts
C’est pour éviter ce type de problème et de perte de temps que nous avons mis en place la messagerie intégrée chez Orfeo. Le principe ? C’est simple… Vous reliez votre base de diffusion à votre compte de messagerie habituel. Et sur chaque fiche de suivi – un festival, un espace culturel, une scène nationale – vous pouvez visualiser l’historique des mails échangés avec les contacts de cette structure. A la clé, un énorme gain de temps et plus de pertinence.
Comment ça marche ? Orfeo réalise une copie filtrée de vos mails pour rattacher automatiquement l’historique des mails échangés à chaque fiche de suivi. Vos mails originaux restent stockés dans votre messagerie et sont inchangés. Et cela fonctionne avec tous les comptes de messagerie, qu’il s’agisse d’un compte Gmail, chez OVH, un Serveur Exchange ou n’importe quel serveur de messagerie en IMAP.
Envoyer des mails directement depuis Orfeo
Grâce à cette fonctionnalité de messagerie intégrée, vous pouvez aussi directement envoyer un mail depuis la fiche d’un programmateur ou d’une structure. L’avantage ? Vous avez toutes les autres informations sous les yeux au moment où vous rédigez un mail : les notes que vous avez pu prendre précédemment, les propositions que vous avez pu faire, les éventuels devis envoyés. Cela vous évite d’aller à la chasse aux informations au moment où vous rédigez votre mail.
Point technique important : un mail envoyé depuis Orfeo se comportera comme s’il avait été envoyé depuis votre messagerie habituelle. Autrement dit, vous le retrouverez dans les « Eléments envoyés » de votre messagerie.
Un autre avantage de cette technique : vous pouvez définir des modèles de mails personnalisables qui vous feront gagner du temps dans la rédaction de vos messages.
Travailler plus facilement en équipe
Pour l’instant, on s’était placé dans le cas de figure où vous êtes tout seul à envoyer / recevoir des mails. Dans la pratique, il est possible que certains de vos collaborateurs aient échangé des mails avec des structures avec lesquels vous êtes en relation. Dans ce cas de figure, il peut être utile pour vous de pouvoir visualiser l’historique des échanges que vos collaborateurs ont pu avoir avec ces structures.
Et bien, c’est possible -, si vos collaborateurs l’autorisent bien sûr : vous pourrez également voir l’historique des mails échangés par vos collaborateurs sur une fiche.
En résumé…
L’intégration de la messagerie avec votre base de diffusion vous permet :
- de lier votre compte mail – quel qu’il soit – à votre base de données
- de visualiser en un coup d’œil les échanges passés depuis un fiche contact
- de rédiger rapidement des nouveaux mails sans quitter votre base
- de visualiser les échanges de mails qu’on pu avoir vos collaborateurs
Envie d’en savoir plus sur la synchronisation automatique de vos mails et de vos bases de contacts ? N’hésitez pas à nous contacter pour une démonstration d’Orfeo en ligne. C’est rapide et sans engagement.