Vous êtes en train de préparer la diffusion de votre spectacle, mais vous ne savez pas comment organiser efficacement votre travail ?
Voici les outils et les méthodes indispensables à la bonne diffusion de votre spectacle. Ces outils vous permettront de préparer rapidement et efficacement une bonne stratégie de diffusion.
Préparer avec minutie son dossier de diffusion
Tout d’abord, vous devez porter une attention particulière au dossier de diffusion ou dossier artistique de votre spectacle. Celui-ci doit contenir de nombreuses informations sur le spectacle à diffuser, mais aussi sur votre compagnie ou votre artiste. Ce dossier de diffusion doit être clair et attrayant. Il doit présenter le spectacle à l’aide divers visuels, des fiches techniques ou artistiques ou bien des vidéos.
Vous pouvez également inclure des témoignages, des coupures de presse ou bien des retours de programmateurs. En résumé, ce dossier doit donner envie au programmateur artistique de diffuser votre spectacle dans sa structure.
Il est également conseillé d’adapter son dossier de diffusion en fonction de l’organisateur de spectacle. En effet, un festival, une salle de spectacle ou encore une mairie n’auront pas les mêmes attentes vis à vis du spectacle.
De nombreux outils sont à votre disposition pour créer votre dossier de diffusion.
Logiciels de traitement de texte : Google Docs, Word, LibreOffice Writer, etc.
Logiciels de création d’illustration : Canva, Adobe InDesign, etc.
Créer une vidéo de présentation de son spectacle
Pour compléter votre dossier de diffusion, vous pouvez créer une vidéo de présentation de votre spectacle. Le format vidéo est idéal pour capter l’attention et transmettre un maximum d’informations en peu de temps.
Votre vidéo doit présenter le spectacle de manière courte et rythmée. N’oubliez pas d’insérer des sous-titres, ainsi qu’une musique libre de droits. De plus, indiquez de manière lisible les contacts référents pour ce spectacle.
Vous pouvez utiliser des logiciels de montage vidéo comme Kapwing, CapCu ou encore Adobe Premiere Pro.
Organiser sa présence numérique pour bien diffuser son spectacle
Il est important de veiller à avoir une présence numérique cohérente sur différents canaux : site internet, réseaux sociaux, e-mails.
Créez un site internet ou mettez-le à jour. Pour chaque nouveau spectacle à diffuser, publiez sa description, ses dates, les contacts pertinents.
Soignez votre présence sur les réseaux sociaux également en publiant uniquement des contenus de nature professionnelle et qui présentent le spectacle à diffuser avec de courtes vidéos, des visuels attractifs, etc. Essayez de publier des nouveaux contenus régulièrement pour montrer que vous êtes bien actifs sur les réseaux.
Enfin, lors de vos communications par e-mail avec les programmateurs de spectacles, préparez des modèles de mail adapté pour chaque spectacle à diffuser. De plus, vous pouvez utiliser une signature de mail soignée.
Si vous n’avez pas encore de site internet, vous pouvez en créez un rapidement sur Wordpress ou Squarespace. Vous pouvez également utiliser un outil comme Linktree pour regrouper plusieurs liens à partager ensuite sur les réseaux sociaux.
Utiliser un CRM pour gérer la diffusion de spectacle
L’utilisation d’un CRM peut faciliter vos activités de diffusion. En effet, un CRM permet de centraliser les informations des programmateurs artistiques, des organisateurs de spectacle, des diffuseurs de spectacles et des partenaires.
De plus, ce type de logiciel permet d’avoir un trace de tous les échanges (téléphoniques, par mail, en direct) avec les programmateurs artistiques et organisateurs de spectacles. Cela simplifie alors votre travail de relance et permet de qualifier les différents contacts grâce à des fiches complètes (genre programmé, l’historique de diffusion, la période de programmation, etc).
Vous pouvez également planifier des campagnes de prospection et suivre leurs efficacité de manière fine.
Vous pouvez utiliser des CRM généralistes comme Hubspot, Notion, ou Airtable ou bien à des CRM dédiés au spectacle vivant comme Orfeo. Si vous voulez en savoir plus sur les CRM, n’hésitez pas à consulter l’article Comment choisir son CRM dans le spectacle vivant en 2025.
Participer aux événements liés au spectacle vivant pour diffuser son spectacle
En plus d’une présence numérique, il est important d’assister physiquement aux événements liés au spectacle vivant. Votre participation à ces événements vous permettra de discuter et de présenter votre spectacle directement avec les programmateurs artistiques et les organisateurs de spectacles.
Vous pouvez par exemple participer au Festival OFF d’Avignon ou encore aux BIS de Nantes.
N’hésitez pas à préparer votre discours : vous devrez convaincre votre interlocuteur de programmer votre spectacle en quelques minutes seulement. Pensez à apporter votre dossier de diffusion que vous pourrez distribuer aux personnes intéressées.
Enfin, n’oubliez pas de consigner ces échanges par écrit dans votre CRM 😉
L’utilisation des bons outils (CRM, dossier de diffusion, vidéo de présentation) augmente les chances de diffusion de votre spectacle. En étant rigoureux sur le suivi des échanges avec les programmateurs ainsi que sur la gestion de votre annuaire de contacts, le travail de diffusion portera ses fruits. Il deviendra alors de plus en plus simple de diffuser de nouvelles créations à mesure que votre réseau sera constitué.