Dark Smile Productions, fondée en 2013 par Jérémy Ferrari et Mickaël Dion, se concentre sur la production de spectacles avec un portefeuille d’artistes variés comme Laura Laune, Arnaud Tsamere. Devenue un acteur majeur du spectacle vivant, l'entreprise valorise la créativité, l'indépendance artistique et la diversité.
Pour partager son expérience, Aurélie Radet, Directrice Administrative et Financière, a accepté de répondre à nos questions et de revenir sur les atouts de la solution dans leur organisation quotidienne.
Vous êtes une utilisatrice fidèle d’Orfeo, pourquoi avoir mis en place le logiciel ? Et quels bénéfices vous apporte-t-il ?
On cherchait un logiciel pour tout centraliser, Orfeo avait déjà bonne réputation sur Internet, il était bien référencé et faisait donc partie de notre sélection de trois logiciels. Ma collègue a choisi Orfeo car c’est celui qui était le plus spécialisé dans notre domaine.
Les bénéfices d’Orfeo sont extrêmement nombreux. Personnellement, je m’occupe de la comptabilité donc le suivi des salaires et la facturation des ventes. Avant notre processus était sur Excel mais il n’y avait pas de regroupement de données. Orfeo permet une véritable centralisation de l’information avec la possibilité, via la plateforme, de faire des relances si nécessaire. Par exemple, avant, si j’avais besoin d’un numéro de téléphone, je devais me référer à mes collègues ou je devais rechercher dans un fichier. Maintenant, tout est sur Orfeo.
Nous avons automatisé beaucoup de choses au fil de notre utilisation d’Orfeo. Par exemple, quand on a démarré sur le logiciel, la DPAE n’existait pas, maintenant elle est automatisée et je peux récupérer de manière très synthétique et rapide des informations pour faire ma TVA et faire mon suivi de relance client. On récupère aussi facilement les informations nécessaires à l’établissement des salaires ou les opérations pour le suivi comptable.
Comment Orfeo accompagne votre équipe au quotidien ?
Tout le monde est sur Orfeo, sans exception. C'est un outil central qui structure toutes les informations importantes. Notre planning, nos artistes, nos tâches : tout est structuré de manière à refléter notre organisation.
La division des profils permet de centraliser les informations sans crainte car chacun a accès à des niveaux d’informations spécifiques en fonction de son compte.
Le système de tâche nous permet d’opérer de façon fluide, presque mécanique puisque le tableau de bord sur l’accueil du profil organise les tâches à venir.
Ces deux outils compilés, la division du travail devient beaucoup plus efficace : chacun sait ce qu’il a à faire, quand et comment, sans être pénalisé par trop d’informations. Par exemple, quand on lance un spectacle pour un artiste, la chargée de production commence par entrer des informations clés, comme la fiche technique, les salaires contractualisés pour les techniciens, etc. Puis, la directrice de tournée prend le relais : elle gère la programmation avec nos partenaires, contractualise les intermittents, et s’assure que tout est en ordre pour la tournée. Les dates peuvent être nombreuses à avoir des cas particuliers. Orfeo centralise toutes les notes pour qu’aucun détail ne soit oublié.
Ensuite, la responsable billetterie est informée via les tâches sur Orfeo du possible lancement de la billetterie. Les données comme les dates, la jauge de la salle ou le prix des billets seront intégrées sur le logiciel. Pour la communication, on planifie les actions à effectuer à des dates précises.
Enfin, au moment de facturer, j’exploite directement les informations collectées dans Orfeo pour la comptabilité et le suivi des règlements ; de même pour les informations nécessaires pour payer les cachets des intermittents.
L’accès partagé permet à chacun de suivre les informations en temps réel. Une fois qu’une tâche est effectuée, on la valide et les données sont accessibles pour la personne suivante dans le processus. Même les artistes et les intermittents ont leur propre accès, ce qui leur permet de consulter leur planning, leurs dates et les informations importantes sans avoir à solliciter directement l’équipe de tournée.
Quels sont, selon vous, les principaux avantages de la solution ?
Je citerais ma directrice de tournée qui a affirmé qu'elle n'aurait pas pu faire ce qu'elle a fait sans Orfeo. Cela montre à quel point l’outil simplifie notre travail. Avec Orfeo, toutes les informations sur une tournée, un artiste, ou une date sont centralisées et connectées. Contrairement à Excel, où il faut jongler avec plusieurs fichiers, ici tout est regroupé en un seul endroit, ce qui est particulièrement utile en cas de changements, comme les reports liés au Covid.
Orfeo a une conception intuitive qui facilite sa prise en main, même pour un novice. Une fois le paramétrage terminé – ce qui peut s’avérer un peu technique car très précis mais c’est le cas pour tout logiciel – l’outil devient entièrement fonctionnel. Les utilisateurs savent rapidement où trouver les informations nécessaires sans se poser de questions complexes. Ce côté ludique est un vrai plus !
Nous sommes également très satisfaits du support. Les rares bugs ou ajustements que nous remontons sont pris en compte et intégrés au fil du temps. On apprécie particulièrement la disponibilité et la gentillesse de l’équipe, toujours prête à aider avec le sourire. Nous avons vu Orfeo progresser avec le temps. Là où il était déjà performant, il s’est encore amélioré. En interne, on note régulièrement combien il a simplifié nos processus, et cela renforce notre satisfaction générale.
Un grand merci à Aurélie Radet pour cet échange ! Vous souhaitez découvrir Orfeo ? Demandez dès à présent votre démonstration du logiciel avec un membre de notre équipe.
