Le Cheptel Aleïkoum est un collectif d'artistes de cirque issu de la 15ème promotion du CNAC (Centre National des Arts du Cirque). Depuis 2004, le Cheptel a posé ses chapiteaux à St Agil dans le Loir-et-Cher (41) pour créer ses spectacles centrés autour du cirque, de la musique, du partage et du vivre ensemble. Ce lieu a également donné vie à un lieu de création et d’accueil en résidence et à une école de cirque depuis 2022.
La compagnie utilise Orfeo depuis 2018, Mélanie Fournier, administratrice, a accepté de nous en dire plus sur leur utilisation d’Orfeo.
Vous êtes un utilisateur fidèle d’Orfeo. D’après votre expérience, qu’est ce que le logiciel vous a apporté ?
Je suis au Cheptel depuis trois ans, donc je n'étais pas là lors de l'implantation d’Orfeo. Mais ce qui m’a vivement intéressée, c’est la centralisation des données et le nombre de fonctionnalités. Habituellement, on peut avoir tendance à multiplier les supports, ce qui complique la gestion. Avec Orfeo, tout est regroupé.
Orfeo garde aussi une trace des projets, ce qui est précieux non seulement pour la diffusion, mais aussi en cas de changement dans l’équipe administrative ou de diffusion. Dans le cas d’une nouvelle création, on cible d'abord les organisateurs avec qui on a déjà travaillé et on peut facilement relancer les partenaires venus à une première ou une date de la tournée. Dans notre secteur, il y a vite une mémoire orale des noms, donc lorsque je suis nouvellement arrivée, avoir ces données centralisées a été très utile.
C'est appréciable de pouvoir retrouver une info en passant par plusieurs chemins, que toutes les données soient reliées. Par exemple, on part de l’annuaire, d’un contact, ça nous mène à un projet qui a été créé avec ce contact-là, on accède au devis rattaché à ce projet. C'est une sorte de boucle, quelle que soit l'entrée, on trouve l’information.
Qu’est-ce qui vous est le plus utile au quotidien ?
L'annuaire est très utilisé par toute l’équipe. De mon côté, j'interviens aussi sur la gestion de nos ateliers cirque (fichier adhérents, facturation, etc) et on gagne du temps lorsque des adhérents renouvellent leur inscription, car leurs données sont déjà enregistrées. Le calendrier est aussi indispensable, notamment parce qu’on anime aussi un lieu. On peut donc suivre les disponibilités des salles et des équipes pour nos différentes activités : résidences, ateliers, stages, tournées. On a aussi mis en place les synchronisations avec les agendas des artistes et techniciens.
Pour la gestion des devis et des factures, la duplication des documents est un gain de temps énorme par exemple et on peut, en plus, envoyer un brouillon de la facture à l'organisateur pour vérifier les informations avant de la générer de façon définitive, ce qui évite de devoir créer un avoir juste parce que le service mentionné en en-tête n’était pas le bon !
Vous avez ajouté les fonctionnalités de suivi budgétaire. Est-ce que c’est quelque chose que vous avez pris en main ?
C'est effectivement très récent, nous avons le module depuis quelques semaines suite à une session de formation Orfeo Académie que j’ai suivie. Cela pourrait nous permettre de repenser les outils qu’on utilise (budgets de prod/diff, onglet détaillé du budget global analytique, etc). Le fait d’être plusieurs à alimenter le budget et de visualiser la balance entre dépenses et recettes nous paraît prometteur mais on se laisse un an pour tester, on verra à l’avenir si cela complète ou remplace nos méthodes actuelles.
Quelles fonctionnalités utilisez-vous pour la gestion de chaque projet ?
Nous centralisons les disponibilités des artistes et techniciens dans l’onglet distribution. Les équipes sont préenregistrées et les statuts permettent de confirmer les disponibilités. Nous créons aussi des plannings pour chaque projet, en indiquant les horaires des représentations, répétitions, hébergements, etc. Ensuite, nous générons les feuilles de route, ma collègue a enregistré son modèle donc, en un clic, tous les éléments sont renseignés. On édite aussi les rooming-lists directement via Orfeo.
L'onglet contrat est également très utile car c'est souvent notre compagnie, qui fournis le contrat. Quand je suis arrivée de nombreux modèles étaient déjà conçus mais dernièrement, j’ai pu m’initier à la création de modèles grâce aux nouveaux projets en diffusion. Ou encore compléter certains modèles en ajoutant des clauses (VHSS, etc). Et c'est aussi par cet intermédiaire que l’on fait les conventions d’accueil en résidence pour notre lieu.
La solution a-t-elle changé votre manière de travailler en équipe ? Si oui, pouvez-vous l’illustrer ?
Oui, surtout parce que nous ne travaillons pas toujours aux mêmes horaires ou sur le même lieu. Orfeo permet d’accéder aux informations sans attendre un collègue. La synchronisation des mails et les blocs de notes et tâches nous rendent plus autonomes. Par exemple, on peut suivre qui a invité tel professionnel sur un spectacle et s’assurer de les relancer au besoin.
Le fait que plusieurs personnes puissent alimenter la base de données renforce la collaboration. Cela nous permet de nous entraider, comme faire un devis si un collègue est indisponible. Orfeo réduit les erreurs de partage d’informations et améliore la communication.
Un grand merci à Mélanie Fournier pour cet échange ! Vous souhaitez découvrir Orfeo ? Demandez dès à présent votre démonstration du logiciel avec un membre de notre équipe.
