Crédit photo : Christophe Urbain
Créé en 1974, l’Orchestre national d’Île-de-France se compose de 95 musiciens engagés et passionnés. Leur formation symphonique propose de nombreux concerts, spectacles et ateliers musicaux sur l’ensemble du territoire francilien. Leur devise : porter la musique classique partout et pour tous !
En résidence à la Philharmonie de Paris, l’équipe de l’Orchestre utilise Orfeo depuis 2019 pour la gestion de l’ensemble leur activité (programmation des concerts, actions éducatives et culturelles, location de studio et espaces de répétition). Julie Perrais, déléguée de production, a accepté de répondre à nos questions et de nous fournir son retour d’expérience.
Vous utilisez Orfeo depuis 2019, qu’est-ce que vous a apporté la mise en place de cet outil ?
Le logiciel Orfeo permet à tous les secteurs d’activités de l’entreprise d’avoir un même outil de planification. Il facilite le travail de chacun, des plannings aux distributions, en passant par les fonctionnalités de contrats d’engagements mais aussi de contrats de vente.
Avec notre activité très diversifiée (concerts, saison musique de chambre, concours d’entrée des musiciens, actions éducatives et culturelles,…), Orfeo est vraiment un outil pratique pour tous les services qui nous permet de tout réunir au même endroit.
De plus, nous avons aussi la chance d’avoir un bâtiment, donc nous avons toute une activité de location d’espaces quand les musiciens ne sont pas présents à la Maison de l’Orchestre . Avec Orfeo, tous les services peuvent voir l’activité qui a lieu dans le bâtiment à une date donnée, c’est très précieux.
Comment Orfeo accompagne le pôle production de l’ONDIF ?
Nous pouvons voir concrètement sur cet outil, très clair et très facile d’accès, où sont les répétitions, si l’on peut ajouter des activités en fonction des jours, des vacances, etc.
Nous avons 95 musiciens et beaucoup de séries programmées de manière parallèle donc nous embauchons forcément des supplémentaires pour certaines séries. Avec Orfeo, toute la partie contractualisation est beaucoup plus rapide grâce aux modèles de contrats.
Depuis peu, notre service d’actions éducatives et culturelles utilise Orfeo. Nous travaillons sur le tout le territoire d’Île-de-France, c’est une énorme activité. Il y a beaucoup de déplacements, avec des musiciens de l’Orchestre, des intervenants extérieurs, des médiateurs. Cela a amélioré grandement leur confort de travail, de ne plus avoir de tableaux Excel, de pouvoir mettre directement toutes les informations dont elles avaient besoin dans Orfeo, de pouvoir éditer directement les conventions avec les établissements scolaires, les lycées par exemple. Pour tout ça c’est super efficace.
Et pour le pôle technique ?
Lié au pôle production, il y a également le pôle technique. Ce pôle utilise le logiciel pour y indiquer tous leurs besoins techniques. On a un peu détourné le logiciel pour faire des fiches techniques grâce à la fonctionnalité des feuilles de route. Ils utilisent cet outil comme un outil d’édition et de partage, car on peut envoyer les fiches techniques aux salles directement via le logiciel. Pour eux, c’est un gain de temps précieux.
Dans cette partie technique, nous avons aussi une personne qui s’occupe en particulier de nos bâtiments et de nos salles qui sont louées par d’autres orchestres pour des enregistrements par exemple. Cela représente une très grosse activité pour nous et le fait de pouvoir faire des contrats de location d’espace, c’est génial. Encore une fois, nous utilisons les modèles car nous pouvons absolument tout personnaliser. Nous pouvons aussi faire des contrats d’engagement pour les régisseurs son et les ingénieurs son pour le studio, c’est super efficace. Et bien sûr, le logiciel nous permet vraiment de vérifier que les différentes activités ne se chevauchent pas et de le voir clairement.
Votre service communication utilise également Orfeo. Comment le logiciel les aide au quotidien ?
Le service communication peut, à travers cet outil, visualiser directement toute l’activité de l’Orchestre dans tous les aspects que j’ai cité auparavant. C’est très pratique, ils accèdent aux informations des chefs et solistes et savent quelles mentions doivent être bien mises en avant.
En lien avec le service communication, il y a aussi le service diffusion et programmation qui prévoit les concerts. Pour eux, avoir les données à l’avance pour la planification, par exemple si un chef ou un soliste ne peut pas être présent, c’est absolument génial. Ce qui est très précieux pour le service programmation, c’est la bibliothèque, de pouvoir indiquer les œuvres que l’on a jouées et de pouvoir créer autant de mouvements que l’on souhaite.
On a aussi un chef principal, Case Scaglione, qui est américain et qui voyage beaucoup à l’étranger, il a d’autres obligations dans différents orchestres et pouvoir voir son planning à travers Orfeo, c’est super pratique.
On a beaucoup d'activités annexes aussi, par exemple, au mois de mai, on a trois concours de recrutement : deux concours d’instrument et un concours de chef assistant. C’est génial de pouvoir les voir et les préparer sur Orfeo et aussi de pouvoir prévenir les musiciens.
En parlant des musiciens, comment Orfeo vous permet de partager avec eux des informations utiles ?
C’est un super outil dans notre relation aux musiciens car on peut le partager. Nous n’utilisons pas l’application mobile mais les liens avec Google Agenda parce que c’est plus pratique pour les musiciens. C’est quelque chose qui est précieux pour eux car ils peuvent voir l’activité, suivre l’évolution. C’est super de pouvoir donner un accès un peu plus direct et ça évite qu’ils ne reçoivent les planning que trois mois à l’avance. Ils peuvent avoir une vision globale de l’activité et des périodes où ils doivent être potentiellement mobilisés. C’est le biais de communication principal mais Orfeo nous permet aussi d’exporter des plans d’activité qui sont encore beaucoup en demande chez nos musiciens qui souhaitent avoir un document unique et imprimé .
En bref, Orfeo a permis, à tous les services, d’éviter de ranger l’information dans des dossiers, de la copier, la coller, de la saisir plusieurs fois. Ça nous évite des tableaux et nous permet de synthétiser toute l’activité dans un même logiciel.
La solution Orfeo a-t-elle changé votre manière de travailler, notamment en équipe ?
Oui, en effet ! Notamment pour nos réunions de coordination entre services, c’est un temps où l’on se réunit à plusieurs services pour discuter de l’activité des trois mois à venir par exemple. On a besoin de partir d’Orfeo pour vérifier les choses, les dates, les horaires. C’est un outil qui nous permet de concentrer l’information, d’avoir un seul endroit où vérifier que tout est correct. On part toujours d’Orfeo pour travailler donc ça a beaucoup changé notre façon de travailler en équipe.
Ce qui est super aussi, c’est qu’on peut proposer des idées d’évolution, on a beaucoup travaillé avec Claudie ou Daphné pour personnaliser l’outil et l’adapter à nos besoins. En ce moment, nous réfléchissons sur la partie bibliothèque d’Orfeo. On souhaiterait développer la partie location des partitions ce qui réunit plusieurs pôles, permettant de gérer les contrats de locations pour la partie budgétaire et créer une base de données d’éditeurs pour savoir qui a quelle partitions, cela peut permettre plein de choses.
C’est un outil qui est très inspirant puisqu’il nous aide à réfléchir à notre activité et à des manières de la faire évoluer pour faciliter nos métiers.
Merci à Julie Perrais d’avoir accepté de répondre à nos questions. Vous souhaitez vous aussi découvrir Orfeo ? Demandez dès maintenant votre démonstration du logiciel !
