"Nous avons utilisé un autre logiciel entre 2014 et 2021, notre équipe étant répartie sur toute la France, nous avions besoin d'un outil collaboratif. Malheureusement, cet outil était de moins en moins ergonomique et adapté à nos besoins, des bugs nous obligeant à trouver des moyens détournés pour faire fonctionner l'outil correctement et arriver au résultat souhaité. Cela devenait vraiment fastidieux, mes équipiers devenaient de plus en plus récalcitrants à utiliser l'outil et commençaient à revenir aux tableurs excel. Nous avons donc profité de l'activité ralentie pendant le Covid pour tester d'autres solutions collaboratives, et notre choix s'est porté sur Orfeo.
L'utilisation d’Orfeo nous a permis de réduire le volume des échanges par email ou messagerie au sein de l'équipe booking mais aussi avec la régie.
Par exemple, le fait de pouvoir remplir des fiches spectacle avec des champs personnalisés nous a fait gagner énormément de temps, puisqu'il suffit désormais de mettre à jour ces fiches pour transmettre les nouvelles infos utiles aux équipiers.
De même pour l'accès aux riders, aux contrats et bien entendu la possibilité de laisser des notes en identifiant un membre de l'équipe. Tout est pensé pour que l'info circule de façon fluide d'un bout à l'autre du process de la production d'un concert, ça nous facilite beaucoup le travail et la communication interne.
Notre activité première reste le booking, donc on utilise Orfeo pour la prospection de dates en tout premier lieu. Le fait de pouvoir dresser les listes de contacts pour une tournée, filtrer l'annuaire selon ses besoins, organiser son suivi, créer des tâches de relance, mettre à jour des contacts... Bref, tout ce que propose un CRM mais avec en plus une liaison avec la partie administrative et la régie des tournées, cela nous permet de centraliser une grande partie de nos tâches sur le même outil, cela nous permet d'être beaucoup plus efficace."
