Gérer toutes les étapes liées à la vente d’un spectacle sur un outil central et collaboratif : c’est possible ! Déjà plébiscité par près de 100 tourneurs & producteurs pour ses fonctionnalités de booking, le logiciel Orfeo contient également tous les modules nécessaires pour gérer l’administratif de vos dates de spectacles. Suivez le guide.
Halte au puzzle administratif
Pour de nombreuses structures du spectacle vivant, la gestion administrative liée à la vente d’un spectacle implique l’accomplissement d’une multitude de tâches. Ainsi chaque option confirmée entraînera la confirmation des données de l’accord avec l’organisateur, la rédaction d’un contrat, l’embauche des intermittents, la facturation et le suivi du règlement , sans compter la prise en compte de ces éléments dans la comptabilité.
Bien souvent ces tâches sont réparties entre les métiers concernés (booking, facturation, comptabilité) et chacun traite l’action sur propre fichier, ou sur son logiciel dédié, par exemple, à la paie ou à la comptabilité. La conséquence est que l’interconnexion de ces différentes actions n’a pas été anticipée et plus le volume d’activité est fort, plus il est difficile de garder une vue globale par spectacle tant les pièces du puzzle administratif sont difficiles à reconstituer. Sans compter la perte d’efficacité liée à ce fonctionnement.
En 9 étapes, Orfeo vous permet d’orchestrer l’ensemble de ces tâches tout en offrant une vision complète du cycle administratif d’un évènement, depuis sa confirmation jusqu’à son règlement.
Contractualisation : du pré-contrat à la signature électronique
Dès qu’une option est confirmée, le cycle débute avec la phase de contractualisation : négociation (voyages, hébergement, repas, invitations, matériel promo, échéancier de facturation…), validation et signature du contrat de vente. Orfeo vous accompagne à chaque étape du processus :
1) Validez les éléments négociés grâce au pré-contrat : Gagnez du temps en faisant valider les coordonnées de l’organisateur ainsi que le montant et les conditions négociés grâce au pré-contrat en ligne (voyages, hébergement, repas, échéancier etc.) et limiter les va-et-vient en obtenant la certitude d’établir un contrat conforme aux attentes des 2 parties.
2) Générez vos contrats à partir de vos modèles : éditez les contrats sans re-saisir les informations, enregistrez vos brouillons pour finaliser la rédaction du document plus tard et générez vos contrats en word ou pdf.
3) Faites signer vos contrats électroniquement : gagnez du temps et créez les meilleures conditions pour garantir un retour rapide du contrat signé avec la signature électronique.
Embauches des salariés : DPAE, contrats d’engagements
Le logiciel Orfeo vous permet également de gérer les engagements d’artistes et/ou de techniciens, depuis la déclaration préalable à l’embauche jusqu’à la préparation des éléments de paie :
4) Envoyez automatiquement les DPAE : Orfeo propose un service exclusif pour gérer à votre place le traitement de vos DPAE, de l’envoi à la confirmation de l’URRSAF.
5) Générez les contrats des intermittents : créez des engagements types par tournée pour chaque salarié pour ne plus avoir à les saisir sur chaque date, générez vos engagements et contrat d’embauche en quelques clics
6) Exportez les éléments de paie : que vous travaillez avec un cabinet de gestion ou sur un logiciel dédié pour la paie, ne perdez plus de temps en double-saisies et exportez les ordres en paie directement depuis Orfeo, sur un format Excel ou adapté à sPAIEctacle.
Facturation, suivi des règlements, export comptable
Enfin, en bout de la chaîne, vous disposez de tous les outils nécessaires pour facturer et suivre les règlements de vos clients (n’est-ce pas le nerf de la guerre ?). Et bien sûr, gagner du temps dans l’export vers votre comptabilité :
7) Générez des factures adaptées à vos usages : paramétrage des conditions de paiement, de la langue, personnalisation de la mise en page, prise en compte des codes analytiques et des comptes comptables par ligne de facturation)
8) Suivez facilement le règlement de vos factures et priorisez en un coup d’œil les actions de recouvrement à prévoir, si elles devaient s’avérer nécessaires.
9) Exportez vers la comptabilité : transférez les informations relatives à vos factures de vente, sans ressaisie ni risque d’erreur (journaux de vente, ventilation analytique)
Le logiciel Orfeo propose aux tourneurs & producteurs une suite complète de modules couvrant l’ensemble du cycle administratif. A la clé, pas de saisies en double, moins de risque d’erreur, du temps gagné et une vision plus globale du suivi de votre activité. Envie d’en savoir plus ? N’hésitez pas à nous contacter pour une démo !
