Chargé de communication ou de diffusion pour une structure du spectacle vivant, vous souhaitez mettre en place une newsletter pour communiquer votre actualité à destination des particuliers ou d’autres professionnels. L’essor d’internet et le recours massif à l’envoi d’emails pour communiquer se sont accompagnés d’un arsenal législatif important, venu protéger les utilisateurs de certaines pratiques abusives. Coulisses vous explique comment informer, sans pour autant porter atteinte aux libertés des internautes.
Quelles sont vos obligations légales d’information ?
L’inscription à une newsletter est une collecte de données personnelles, puisque l’adresse email de l’abonné est stockée et utilisée par le diffuseur de la newsletter. Elle est donc soumise à l’article 32 de la Loi Informatique et Libertés, qui précise que l’utilisateur doit être informé :
- de l’identité du responsable du traitement ou de son représentant
- de l’identité de l’expéditeur
- de la finalité du traitement (ex. gestion de fichiers spectateurs, diffusion…)
- du caractère obligatoire ou facultatif des informations collectées
- des destinataires de ces informations
- des conséquences éventuelles d’un défaut de réponse
- de l’existence de droits pour les personnes fichées et auprès de qui les faire valoir
- des transmissions envisagées
Faites apparaître les mentions légales relatives aux informations personnelles de vos abonnés sur une page intitulée “Vos informations personnelles”. Cette page doit être accessible au moyen d’un lien situé au bas de votre formulaire d’inscription, intitulé par exemple “vie privée et mentions légales”. Reportez ce lien sur chacune de vos lettres d’information.
Le site de la CNIL permet de télécharger des feuillets pré-remplis comprenant des options de mentions légales, en fonction de vos besoins.
Comment gérer le désabonnement ou la modification des coordonnées ?
Selon l’article L34-5 du Code des postes et des communications électroniques, vous êtes tenu d’indiquer les coordonnées auxquelles le destinataire peut demander le désabonnement de votre newsletter, sans aucun frais. Concrètement, vous devez faire apparaître un lien de désabonnement dans le footer (le pied de page) de la newsletter. La plupart des outils présents sur le marché proposent cette gestion de désinscription.
Peut-on procéder à une inscription sans consentement explicite ?
En matière d’abonnement à une newsletter, il faut distinguer quatre cas de figure :
- L’opt-in actif : l’utilisateur coche lui-même la case pour signifier qu’il souhaite s’inscrire
- L’opt-in passif : la case est déjà pré-cochée
- L’opt-out actif : l’utilisateur doit cocher une case s’il ne souhaite pas s’abonner
- L’opt-out passif : il est abonné automatiquement et doit faire une démarche de désabonnement s’il ne souhaite plus recevoir d’informations
En France, l’envoi par des professionnels à des particuliers (BtoC) d’emails non-sollicités est interdit, et seul l’opt-in actif est autorisé pour l’envoi de messages électroniques. En pratique, vous n’avez pas le droit d’envoyer d’office votre newsletter à l’ensemble de votre fichier spectateurs. En revanche, vous pouvez inciter vos spectateurs à s’inscrire (par exemple au moment où ils achètent un billet).
Peut-on procéder à une inscription à partir d’une carte de visite ?
Tout dépend de l’adresse qui figure sur la carte : la CNIL autorise l’opt-out actif à destination des professionnels (BtoB), si l’objet du message est en lien avec l’activité du récipiendaire. L’opt-out passif peut quant à lui être toléré, si le message s’adresse non pas à une personne mais à un service. Par exemple, en tant que chargé de diffusion, il est toléré que vous adressiez des informations aux services en charge de la programmation des lieux de spectacle, sans inscription préalable de leur part. En revanche, vous ne pouvez pas faire cela avec les personnes responsables de la programmation.
Quels sont les risques liés au non-respect de ces obligations ?
Les pénalités encourues pour contravention aux dispositions légales liées au respect de la vie privée des internautes sont exposées dans l’article 131-13 du code pénal, et dans l’article 110 de la Loi Informatique et Libertés. On peut citer à titre d’exemple :
- le refus ou l’entrave au bon exercice des droits des personnes, qui est puni de 1500 € par infraction et de 3 000 € en cas de récidive
- le détournement de la finalité des informations recueillies, de même que la communication de ces informations à des personnes non-autorisées, passibles de 5 ans d’emprisonnement et de 300 000 € d’amende
Vous connaissez à présent vos obligations et êtes prêt à créer votre newsletter en toute conformité avec la législation en vigueur !
Source image : Flickr/Derek Key
