Créé en 2010 par Thierry Pécou, l’ensemble Variances a pour vocation de promouvoir la musique classique et contemporaine dans un esprit d’ouverture vers les cultures du monde. Abordant différentes problématiques telles que l’écologie ou l’immigration, chaque concert est une immersion musicale totale, une histoire à part entière tissée par les différentes pièces du programme.
L’ensemble utilise Orfeo depuis juillet 2020, nous avons interrogé Jeanne Miramon Prasanna, déléguée artistique, au sujet de leur utilisation du logiciel.
Vous utilisez Orfeo depuis 2020, pouvez-vous nous dire ce que vous a apporté la mise en place du logiciel ?
Nous avions déjà Orfeo quand je suis arrivée dans l'équipe, mais c'était assez récent, cela faisait quelques mois. Je ne peux donc pas faire de comparatif entre l'avant et l'après mais ce qui est sûr, c'est que cela nous a apporté une efficacité de travail assez importante.
La centralisation des informations sur une seule plateforme nous permet de travailler en réseau de manière beaucoup plus efficace, facile et intuitive qu’avec d'autres logiciels que j'ai pu utiliser précédemment. Et cela nous a fait gagner du temps principalement.
Au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel, nous avons découvert des fonctionnalités ce qui nous a permis d’optimiser nos usages.
Quelles fonctionnalités utilisez-vous pour optimiser votre travail de diffusion ?
Tout d’abord, j’utilise beaucoup la fonction listes de diffusion qui me permet de gérer facilement des listes de programmateurs, programmatrices, par exemple. Je peux créer des listes très ciblées pour envoyer des invitations à des professionnels sur des concerts ou des événements et effectuer un suivi dans mon travail de diffusion.
Ensuite, **je me sers beaucoup des campagnes d’email depuis que j’ai reçu une formation sur le sujet. J’ai créé des modèles d'e-mail qui me permettent ensuite d'envoyer une série d'emails en un clic**.
J'utilise aussi beaucoup la fonction tâche. Je m’ajoute des rappels à chaque fois que je dois faire une action, par exemple, rappeler mes interlocuteurs. Et j’apprécie beaucoup de les recevoir comme un mémo sur ma boîte mail.
Évidemment, j’utilise aussi le calendrier. Cela nous sert à tous et toutes, pour avoir une vision globale de notre saison, organiser aussi notre planning de la semaine et nous rappeler des événements majeurs liés à notre secteur.
Et pour les autres services ?
Notre chargé de communication et production se sert d'Orfeo pour élaborer les plannings et générer les feuilles de route. C’est une fonctionnalité que l’on l'utilise à chaque fois, de manière systématique. Au-delà des éléments de planning, le fait de catégoriser les spectacles et les projets, c’est très efficace au niveau de l'organisation administrative.
On utilise aussi l’outil pour la rédaction des contrats, pour les engagements des artistes. Par contre, on ne l’utilise pas encore pour les contrats de cession, il faudrait juste qu’on prenne un peu de temps pour créer les modèles.
Enfin, nous demandons les disponibilités des artistes via Orfeo. Dès lors que l’on a posé une option pour un concert et qu'on a ajouté les distributions, on demande aux artistes s'ils sont disponibles. Eux, ils reçoivent tout de suite un message et répondent en un clic. Cela nous permet d'être beaucoup plus réactifs suite à une proposition de concert.
Avez-vous mis en place l’application mobile auprès de vos artistes et techniciens ?
Oui, ils l'ont tous téléchargé mais ils ne l'utilisent pas tous de la même manière. L’usage principal, c’est pour vérifier le calendrier. Ils travaillent tous dans plusieurs structures donc quand ils ont une date avec un autre ensemble, ils vérifient le calendrier Variances sur l’application mobile Orfeo, ce qui leur permet d'avoir tout de suite une visibilité sur leur disponibilité.
L’usage de la solution a-t-elle permis la mise en place de process au sein de votre équipe ?
Sur la gestion du calendrier, Orfeo est devenu notre référence, il est de plus en plus fourni. On a de nombreux détails dessus et cela nous permet d'avoir une plateforme à laquelle se référer pour toute l'activité de notre ensemble.
Cela nous permet aussi de centraliser plus d'informations liées à nos projets et d'être sûrs qu’elles soient à jour comme on peut être plusieurs à alimenter les fiches simultanément.
Et cela améliore le partage d’informations, on utilise le bloc de notes sur chaque projet pour détailler des informations qui sont encore à valider ou préciser des éléments. Je ne sais pas si cela réduit le nombre de réunions, peut-être 😄 En tout cas, de manière générale, on est très satisfaits !
Un grand merci à Jeanne Miramon Prasanna d’avoir pris le temps de répondre à nos questions pour nous fournir son retour d’expérience. Vous souhaitez découvrir Orfeo ? Demandez dès maintenant votre démonstration du logiciel !
