Depuis 2001, l’association L’Armada Productions produit et diffuse des propositions jeune public. Spectacles musicaux, actions culturelles, émissions de radio et événements familiaux, leur catalogue est varié. Depuis 2021, l’Armada utilise la solution Orfeo pour centraliser les informations liées à leurs tournées, mieux collaborer sur leurs projets et de gagner en efficacité.
Marine Lejamtel, administratrice de production, a accepté de partager son retour d’expérience.
Vous utilisez Orfeo depuis 3 ans. Que vous apporte ce logiciel ?
Ce qui nous a donné envie de changer pour Orfeo, c’est la prise en compte de nos retours dans les évolutions du logiciel : pouvoir faire des suggestions d’amélioration en fonction de notre utilisation. C’est la première chose qui nous a séduite. Ensuite, c’est le fait d’avoir un seul outil sur lequel notre équipe échange des informations, de la diffusion jusqu’à la génération des documents administratifs. Maintenant, nos équipes en tournées utilisent même l’application mobile, nos feuilles de routes sont publiées dessus.
C’est un endroit qui centralise toute la mise en place de nos tournées. Cela nous fait gagner pas mal de temps dans les transmissions d’informations entre collègues.
Comment Orfeo a fait évoluer votre manière de collaborer ?
Ça nous a permis de moins perdre d’informations car toutes les données sont au même endroit mais aussi de rationaliser nos échanges de mails. On transmet certaines infos via Orfeo au lieu de s’envoyer des mails récapitulatifs. On a gagné en efficacité et en clarté dans les informations transmises entre nous et aux équipes artistiques en tournée. Orfeo nous apporte un gain de temps et une efficacité dans le travail.
Comment Orfeo répond à vos différents enjeux métiers ?
C’est principalement l’outil des chargés de diffusion qui vont prospecter auprès des lieux et vendre les dates. Pour cet aspect, Orfeo est notre outil principal de travail
Il est également utilisé par notre collègue en charge de la régie de tournée notamment pour ce qui concerne la partie contrats de cession et logistique de tournées.
Enfin, Orfeo nous permet de transmettre les engagements via une passerelle entre Orfeo et notre collègue qui s’occupe des paies.
À terme, on aimerait que nos collègues de la communication puissent utiliser Orfeo pour mettre à jour notre site internet. Il n’est pas encore relié à Orfeo mais c’est quelque chose sur lequel on travaille, c’est un chantier en cours.
Quelles fonctionnalités des modules Booking, Gestion, Régie et Social utilisez-vous au quotidien ?
Sur la partie diffusion, on utilise beaucoup les listes de diffusion ; ce sont de super mémos pour le suivi et le développement de nos spectacles. Elles sont très utiles pour la prospection, nous n’avions pas vraiment d’équivalent avant et cela nous a facilité la vie. On utilise ensuite le lien entre Orfeo et Sendinblue pour envoyer nos campagnes newsletter.
Orfeo a grandement facilité la vie de mon collègue en charge des contrats de cession. Le process est plus souple et plus efficace, ça lui a permis de gagner du temps dans son travail. Et surtout depuis qu’il a la possibilité de faire des avenants : il était très content de cette évolution.
Notre collègue qui s’occupe des contrats de travail exporte les engagements pour la personne qui fait la paie sur sPAIEctacle. Ça évite de ressaisir les données dans un autre outil, les exports permettent de gagner du temps.
À plein d‘endroits, on s’est rendu compte qu’on évitait des doubles saisies de données avec Orfeo et ça c’est super !
Merci beaucoup Marine d’avoir répondu à nos questions !
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