Pour de nombreux ensembles et orchestres de musique classique, le recours à l’intermittence permet une grande souplesse dans les projets. Certains ensembles recourent à plus de 20.000 heures par an ! Mais derrière cette souplesse se cache une complexité organisationnelle. Heureusement, il existe des solutions pour gérer plus simplement la distribution (le « cast » en bon français 😉).
Un intermittent, plusieurs employeurs…
Le principe de l’intermittence est qu’un artiste peut avoir plusieurs employeurs. En pratique, même s’il est fréquent que des musiciens et chanteurs aient des collaborations régulières avec des ensembles & orchestres, la question de la disponibilité des artistes intermittents pour tel ou tel projet se pose à chaque fois.
De plus, dans le cas des programmes nécessitant un temps important de répétition – opéras, musique contemporaine – se pose la question de capitaliser sur le temps de répétition. Autrement dit, monter une distribution qui pourra être la même sur le temps des répétitions et les différentes tournées associées.
Sur le plan pratique, une question concrète se pose : comment partager des agendas, s’assurer de la bonne disponibilité des artistes pour tel ou tel projet ? Et comment le faire efficacement lorsqu’on organise une tournée avec plus de 40 musiciens sur scène ?
Suivre les disponibilités des artistes
La fonctionnalité de base, est de pouvoir gérer les disponibilités des artistes. Autrement dit, d’avoir la possibilité de noter, artiste par artiste, ses disponibilités / indisponibilités. Et de pouvoir croiser ces informations avec les projets sur lesquels les artistes sont pressentis, en fonction de la distribution cible.
Sur ce sujet, il est important d’anticiper. Parfois les projets se montent 12 à 18 mois à l’avance et les distributions doivent être calées, au moins dans les grandes lignes, avec ce degré d’anticipation.
Le logiciel Orfeo permet aux chargés de production de faire, au niveau de chaque fiche artiste :
- un suivi des disponibilités de l’artiste (via un calendrier)
- un pointage des projets sur lesquels il est prévu, confirmé
Cette fonctionnalité s’avère très pratique, par exemple lorsqu’on a un artiste au téléphone et qu’on veut faire le point avec lui sur la saison à venir.
En outre, Orfeo permet de se synchroniser automatiquement avec les agendas des artistes (chefs, solistes, musiciens, chanteurs), sur Google Agenda ou smartphone (iPhone, Android). L’avantage : l’artiste ne change pas ses habitudes – il continue à utiliser ses outils habituels – et les équipes en charge de la production peuvent avoir une vision globale de l’ensemble des agendas des artistes, superposés aux planning de programmation internes (répétition, concerts, tournées).
Avoir une vision globale de la distribution
Lorsqu’on a calé les disponibilités des artistes, l’enjeu en terme de production est d’avoir une vision globale du cast pour pouvoir facilement voir l’avancement de la distribution, pour un projet donné ou pour une production donnée.
Les fiches projets d’Orfeo permettent de visualiser en un coup d’oeil l’avancement d’une distribution : les artistes confirmés, les options posées, les postes restants à pourvoir (N.N), le tout en lien avec les disponibilités des artistes.
La gestion des familles permet de travailler pupitre par pupitre, ce qui simplifie le travail. Par exemple, pour un opéra, on peut facilement distinguer les solistes, le choeur, les différents pupitres : vents, cordes… Et avoir une vision globale de l’avancement, pupitre par pupitre et au niveau global.
Enfin, les fiches productions, permettent de monter un cast sur plusieurs projets. Par exemple : un opéra qui a une période de répétition, suivie de 2 ou 3 tournées différentes au cours de la saison.
Pouvoir gérer les cas particuliers
Dans un monde idéal, il n’y a pas de cas particulier. Mais dans la pratique, on sait bien que ce sont les 10 et 20% des cas particuliers qui vont prendre 80% du temps.
C’est notamment le cas des alternances (plusieurs personnes vont occuper le même rôle en alternance) ou celui pour lequel un artiste n’est pas disponible pour l’ensemble des dates (autrement dit un poste pour lequel il va falloir une personne supplémentaire à une date donnée).
Sans compter le cas d’un même programme joué plusieurs fois, avec une petite variante dans la distribution pour un projet donné – suite à une demande particulière du lieu qui accueille le concert – qui implique un musicien supplémentaire pour un projet donné. Enfin, la gestion dite du « surbooking », parfois pratiquée, qui consiste à proposer un poste donné à un plusieurs personnes, dans l’attente des réponses.
Le logiciel Orfeo permet de gérer facilement tous ces cas de figure qui font partie du quotidien des chargés de production en charge du montage des distributions.
Le module Production d’Orfeo est un outil à la fois simple et puissant pour gérer les distributions d’artistes. Il permet aujourd’hui à plusieurs dizaines d’ensembles & orchestres de musique classique de simplifier grandement le « casse-tête du cast ».
