La Grange, théâtre et laboratoire de création entre artistes et chercheurexs situé sur le campus de l'Université de Lausanne, est bien plus qu’un espace scénique : c'est un lieu où se rencontrent idées, talents et créativité. Depuis plus de deux ans, cet acteur incontournable du paysage culturel suisse, dans le domaine arts/sciences, s'appuie sur Orfeo pour optimiser la gestion de ses activités.
Benoît Frachebourg, administrateur et responsable de production, a accepté de répondre à nos questions et nous explique comment le logiciel a transformé leur quotidien, en rendant la planification et la collaboration plus fluides et efficaces.
Comment s’est passée la mise en place d’Orfeo, il y a un peu plus de deux ans, au sein de votre structure ?
Historiquement, la gestion des plannings à La Grange était basée sur un agenda papier. En 2019, avec la création d’un nouveau Service Culture et Médiation scientifique au sein de l’UNIL, puis avec l’arrivée d’une nouvelle direction artistique en 2021, l’équipe s’est développée et les projets de La Grange ont évolué. Un planning Excel a été temporairement adopté pour gérer des activités plus complexes, incluant de nouveaux espaces. Cependant, cette solution s’est rapidement avérée insuffisante face à la croissance des besoins.
Ayant déjà utilisé Orfeo dans un contexte de compagnie par le passé, j’ai proposé son implémentation, d’autant que cela coïncidait avec le développement par Orfeo d’une version adaptée aux lieux culturels. Nous avons alors adopté l’outil tout en conservant le planning Excel en parallèle pour une transition en douceur. Cette approche nous a permis de nous familiariser progressivement avec Orfeo, qui a vite démontré sa valeur.
L’outil s’est rapidement intégré dans notre quotidien, son interface intuitive a rendu l’adoption naturelle pour toute l’équipe. Une courte formation en interne a suffi pour que chacun puisse l’utiliser de manière autonome.
Quels bénéfices vous a apporté le logiciel ?
Avec Orfeo, nous avons pu mieux gérer la complexité croissante de nos activités. La structuration des projets est plus précise, permettant une planification détaillée et une meilleure anticipation des besoins. L’annuaire professionnel intégré centralise nos relations avec les équipes artistiques et scientifiques, simplifiant considérablement les collaborations.
Par ailleurs, la gestion multi-espaces est devenue beaucoup plus fluide, grâce à la manière dont Orfeo permet de croiser et d’organiser les données de façon claire et flexible. Cela aurait été quasi impossible à reproduire avec un tableur, même très élaboré.
Concernant votre utilisation d’Orfeo, qui utilise l’outil parmi votre équipe ?
Chaque membre de l’équipe utilise Orfeo selon ses besoins spécifiques, ce qui reflète la flexibilité de l’outil.
Pour la directrice artistique, Orfeo facilite la programmation et l’optimisation des calendriers en prenant en compte des paramètres variés, comme les vacances scolaires ou les temps de plateau nécessaires. L’outil l’aide également à suivre ses relations avec les intervenants clés et à identifier les plages encore disponibles dans le planning.
En tant qu’administrateur responsable de la production, j’utilise Orfeo pour avoir une vue d’ensemble des projets et des activités qui ont lieu au sein de La Grange. L’outil me permet de coordonner les activités dont je m’occupe, qui constituent donc la saison artistique, tout en laissant mes collègues autonomes dans la gestion de leurs projets spécifiques, comme les résidences artistiques et scientifiques ou le festival étudiant annuel, qui mobilisent énormément de ressources sur de courtes périodes.
Et concernant la partie technique ?
L’équipe technique s’appuie également sur Orfeo pour traduire les besoins événementiels en termes de ressources humaines et matérielles. Nous commençons à utiliser les fonctionnalités RH pour planifier les périodes d’activité, comme les montages ou démontages, mais ce n’est pas encore totalement déployé de notre côté. De plus, notre assistante administrative utilise l’outil pour gérer la billetterie et organiser les équipes auxiliaires nécessaires les soirs de spectacle.
Enfin, Orfeo joue un rôle clé pour notre équipe de communication. Grâce à la catégorisation précise des activités, nous pouvons extraire facilement les événements destinés au public et élaborer des programmes papier ou mettre à jour notre site web.
La solution a-t-elle changé votre manière de travailler en équipe ? Si oui, pouvez-vous l’illustrer ?
Passer d’Excel à Orfeo a effectivement transformé nos habitudes de travail. Chaque membre de l’équipe a désormais davantage d’autonomie dans la gestion de ses projets, tout en bénéficiant d’une vision globale qui assure la cohérence de l’ensemble.
Lors de nos réunions hebdomadaires, Orfeo est devenu notre outil principal. Le planning est la base sur laquelle nous organisons les semaines à venir et faisons le bilan des activités passées. L’information étant toujours à jour et accessible, les discussions sont plus fluides et les décisions mieux informées.
Un des grands points forts d’Orfeo est sa fiabilité. L’outil est fluide, rapide, et exempt de bugs majeurs. L’information qui y est stockée est accessible et sûre, ce qui inspire une grande confiance. Après deux ans d’utilisation, cette robustesse semble presque évidente, mais c’est une qualité essentielle pour une structure comme la nôtre.
Un grand merci à Benoît Frachebourg pour cet échange ! Vous souhaitez découvrir Orfeo ? Demandez dès à présent votre démonstration du logiciel avec un membre de notre équipe.
