Le Théâtre de la Ville de Valence est un lieu emblématique du patrimoine valentinois, proposant une saison culturelle ouverte à tous les horizons. Chaque année, sa programmation de qualité est renouvelée et complémentaire aux autres équipements culturels de la ville.
Gaspard Couton, administrateur du théâtre, a accepté de répondre à nos questions et de revenir sur son année d’utilisation d’Orfeo au sein de son équipe.
Vous utilisez Orfeo depuis un peu plus d'un an, quels bénéfices vous a apporté le logiciel ? Comment s’est passée la mise en place ?
Mettre en place Orfeo a représenté un certain défi pour notre équipe car, contrairement à beaucoup d’autres structures utilisatrices d’Orfeo, nous sommes un service ville intégrée à une direction elle-même en collaboration avec des services centralisés de l'agglomération.
Le logiciel que nous avions avant était très compliqué à prendre en main pour les agents qui ne sont pas tous formés au spectacle vivant. Orfeo nous a permis plus de simplicité d’utilisation grâce au côté intuitif, aux recherches simplifiées, au glisser-déposer. Ces fonctionnalités ont l’air anodines mais elles sont fondamentales quand on est dans une grande organisation.
La mise en place a parfois été compliquée car certaines fonctionnalités essentielles pour nous n’existaient pas sur Orfeo mais l’équipe a su être à notre écoute et s’est montrée réactive pour les implémenter rapidement. Donc je dirais que la mise en place s’est faite avec un peu d’angoisse au début et puis un grand soulagement ensuite.
Comment Orfeo vous accompagne dans la gestion de votre salle au quotidien ?
Quand on travaille dans une salle, ce qui est vraiment important, c’est la gestion du personnel. Quand on travaille chez un tourneur, les équipes évoluent peu avec le temps, le bassiste, il reste le bassiste tandis que pour une salle, on va piocher dans le panel de personnel possible pour s’adapter au spectacle. Donc le planning du personnel c’est vraiment le cœur du métier pour faire les accueils et ça fonctionne très bien sur Orfeo.
On utilise également le planning général et le calendrier, mais aussi les fonctionnalités de suivi budgétaire, qui nous permettent de dialoguer avec notre direction. Notre particularité ville est vraiment un défi puisqu’il y a beaucoup de services différents ce qui nous oblige à dialoguer avec un logiciel métier très spécialisé. Orfeo nous permet d’exporter certaines informations même s'il reste des améliorations à faire.
Et ensuite, on utilise Orfeo pour stocker des documents ce qui nous permet de pouvoir y accéder sans ouvrir le réseau ville ce qui peut être compliqué car il faut ouvrir des accès. Le fait de bénéficier de la plateforme Orfeo nous permet de recruter plus facilement car la prise en main est facile.
La solution a-t-elle modifié votre manière de gérer votre activité ?
Orfeo est vraiment un atout dans le suivi des budgets de toute notre activité. Beaucoup d'étapes ont été supprimées et ça nous a permis une vision plus globale plutôt que d'avoir une vision par coup de projecteur, ça nous permet de suivre toutes les dépenses quelles qu'elles soient.
Aussi, Orfeo nous permet de mieux gérer les absences, nous n’avons plus besoin du tableau Excel qui rassure dans un coin avec des infos que l'on a arrive pas à retrouver.
Et enfin, dans une salle, le bureau technique est souvent éloigné de l’administration, Orfeo nous a donc permis d’économiser 20 à 25% de mails je pense, peut-être même plus, grâce à la centralisation des informations et la transmission des documents. Ça nous a fait gagner du temps sur l’avancée des validations pour les signatures de contrats par exemple, car la fiche technique fait partie intégrante du contrat, avant, on échangeait par mail donc on avait des délais plus longs.
En tout cas, ça nous apporte beaucoup de simplicité et, encore une fois, j'insiste sur le fait que l’on a du personnel qui ne connaît pas forcément le métier du spectacle et Orfeo permet de mieux appréhender les spécificités du secteur.
Un grand merci à Gaspard Couton pour cet échange ! Vous souhaitez découvrir Orfeo ? Demandez dès à présent votre démonstration du logiciel avec un membre de notre équipe.
Crédit photo : Curiosité ©Félix Larcher (57)
