Le CCN de Rennes et de Bretagne appartient au réseau des centres chorégraphiques nationaux qui constituent en France le socle de l’activité de création, de production et de diffusion d'œuvres chorégraphiques. Depuis janvier 2019, le collectif FAIR-E, collectif issu des danses hip-hop, en a pris la direction.
La gouvernance du CCNRB étant partagée entre les six co-directeurs, ils ont fait le choix d’Orfeo pour fluidifier leurs processus métiers. Clémence Journaud, responsable de l'action culturelle et de la formation professionnelle, a accepté de partager son retour d’expérience.
Vous utilisez Orfeo depuis plus de 3 ans. Que vous apporte ce logiciel ?
À nos yeux, les deux principaux points forts d’Orfeo sont le gain de temps et la centralisation d’information.
C’était important pour nous de mettre en partage toutes nos informations au sein de l’équipe. Un réel problème chez nous étant donné qu’on gère beaucoup de projets très divers. Quand on a choisi Orfeo, en 2020, cela ne faisait qu’un an que le collectif avait pris la direction du CCN. Certains partenaires ou artistes n’étaient pas encore connus de l’ensemble de l’équipe (qui n’est pas forcément sur le terrain), il y avait donc beaucoup de questions au quotidien. Maintenant, le réflexe est d’aller voir dans Orfeo.
La vie ayant repris très très vite après le confinement, cette reprise d’activité a été vraiment facilitée par l’outil Orfeo (les reports de date, les mise à jour d’agendas, etc).
Comment Orfeo vous aide au quotidien ?
Grâce à son menu calendrier : on a une activité très variée donc on a créé un calendrier par pôle avec une couleur de référence pour chacun. De cette façon, on peut visualiser la charge de travail du mois en cours et même anticiper pour les suivants. De plus, ce qui est intéressant, c’est que l’on peut créer différents niveaux d’informations et sélectionner les éléments à afficher. Chacun peut donc avoir sa propre lecture du calendrier.
Sur un autre sujet, ce qui nous facilite la vie, c’était de pouvoir renseigner tous nos projets dans un seul outil. Grâce aux catégories de projet, on s’y retrouve facilement. Moi, par exemple, j’ai une vue sauvegardée vers les projets que je gère. D’ailleurs, les filtres permettent aussi de récupérer le détail de ce qu’on a fait par année quand on doit préparer nos bilans.
Quelles sont vos fonctionnalités favorites ?
On utilise les fonctionnalités liées à la diffusion pour les newsletter pro, ça nous permet d’avoir des listes de contacts plus ciblées qu’avec notre liste Mailchimp. Ensuite, on envoie nos mailing avec Mailchimp et on peut suivre les résultats sur Orfeo. C’est hyper utile de voir qui a ouvert ou non.
Ce qui fonctionne bien sur la partie Gestion, pour nous, c’est les devis. Sur Orfeo, c’est très simple, on génère nos devis très rapidement. En plus, ils sont très propres et ça calcule le taux de TVA donc ça nous fait gagner du temps. Sinon, on ne fait pas encore nos contrats sur Orfeo mais on travaille à mettre cela en place. Pour finir, ma collègue à la comptabilité fait toutes les factures sur Orfeo, ça marche bien, elle est contente.
Comment Orfeo vous aide-t-il sur la production ?
En ce qui concerne les outils de production, le point fort d’Orfeo c’est la gestion des distributions. Surtout pour les artistes co-directeurs : dès qu’ils sont notés dans une distribution, le projet est indiqué dans leurs calendriers Google Agenda grâce à la synchronisation. Ça nous a vraiment changé la vie parce qu’étant donné la masse d’activité, on ne peut pas leur envoyer un mail à chaque changement. Maintenant, ils ne se posent plus la question, ça apparaît tout simplement sur leur agenda et c’est à jour.
Les feuilles de route aussi, c’est magique. C’est un gain de temps énorme pour nous car elles reprennent automatiquement le détail du planning. C’est beaucoup plus lisible que sur les fichiers Excel qu’on faisait avant, notamment pour éviter de s’y perdre dans les différents transports. En plus, ça nous alerte si on ajoute des événements en double, on a juste à vérifier si c’est une erreur ou si c’est normal.
Un mot sur l’accompagnement de l’équipe Orfeo ?
Chaque nouvelle personne qui arrive au CCNRB est invitée à suivre les tutoriels et les sessions de formation Orfeo Académie. Comme on a des postes qui sont souvent en renouvellement, ça permet de se familiariser avec l’outil, son environnement, son utilité. Cela nous décharge du temps et les personnes nouvellement arrivées sont rapidement opérationnelles. L’ergonomie et l’intuitivité de l’outil aidant beaucoup !
Merci Clémence Journaud d’avoir accepté ce temps d’échange !
Crédit photo à la une © Timothée Lejolivet (Battle The Ones, évènement Millésime, du 7 au 11 septembre 2022)
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