Mes Idées Fixes Diffusion est une structure de diffusion spécialisée dans les spectacles destinés au jeune public. Leur accompagnement couvre l’ensemble des missions de la profession : démarchage auprès des organisateurs, négociation de contrats de cession, gestion des agendas de tournée, etc… L'objectif premier de Mes Idées Fixes Diffusion est ainsi de faire rayonner la création de spectacles vivants jeune public vers le plus grand nombre.
Utilisateur d’Orfeo depuis 2020, Pierre Ronti a accepté de répondre à nos questions pour nous fournir son retour d’expérience.
Vous êtes un utilisateur fidèle d’Orfeo, de votre expérience, qu’est ce que vous a apporté le logiciel ? Vous rappelez-vous comment s’est passée la mise en place ?
C’est un peu compliqué pour moi de répondre à cette question parce que pour Mes Idées Fixes j’ai toujours utilisé Orfeo. Par contre, je pense que l’apport vraiment principal d’Orfeo, c’est le gain de temps.
La mise en place peut être un peu complexe parce que c’est un logiciel avec beaucoup de fonctionnalités mais une fois que cette étape est faite, je dis toujours qu’Orfeo fait gagner au moins 30% de temps, ce qui me permet de me consacrer au vrai boulot de diffusion, c’est à dire faire du contact humain.
Concernant la mise en place, à l’époque, j’avais eu une courte réunion d’une vingtaine de minutes pour prendre le logiciel en main, c’était très chouette. Par la suite, si on veut vraiment aller en profondeur dans le logiciel, ça prend du temps. Je suis un des premiers en Belgique à avoir mis en place Orfeo et c’est ce que je dis souvent quand je recommande Orfeo aux autres structures (qui utilisent désormais Orfeo 😄). Parfois, quand des compagnies viennent me voir et que je leur montre comment j’utilise Orfeo, ils hallucinent parce qu’il y a plein de choses qu’ils n’utilisent pas. Je leur conseille de suivre les sessions Orfeo Académie.
Tu as un tel gain de temps et c’est tellement de stress en moins parce que tout est cadré, c’est vraiment génial. D’ailleurs, j’ai une collègue depuis cinq mois maintenant, elle a eu besoin de deux mois pour la prise en main maintenant, l’outil la rassure et elle trouve ça génial aussi.
Concernant votre utilisation d’Orfeo, concrètement, ça aide qui à faire quoi au quotidien (en terme de métier et de fonctionnalités) ?
Depuis l’arrivée de ma collègue, on est un peu en découverte. On doit apprendre à l’utiliser à deux, puisque ça faisait trois ou quatre ans que je l’utilisais seul.
D’abord, je m’occupe de toute la partie diffusion donc, pour ça, je travaille surtout avec les listes de diffusion pour suivre mes actions. Par exemple, en ce moment, je fais de la prospection pour Avignon (j’ai deux spectacles) et je redécouvre encore des filtres tout à fait hallucinants sur les résultats de campagne de mailing (ceux qui en ont reçu une ou non, qui ont cliqué sur un lien). Ça me permet d’aller vraiment en profondeur dans ma base de données pour relancer les gens, c’est super pratique.
Ensuite, je fais la vente donc j’envoie les pré-contrats, c’est là que ma collègue, qui s’occupe de l’administration de tournée, reprend la main sur le projet pour finaliser le planning ou encore, quand il faut envoyer le devis, je m’en occupe et quand il est validé elle finalise la partie contractualisation.
Je ne sais pas si c’est la meilleure méthode mais on utilise la fonction d’attribution de projet, on a chacun un filtre pour afficher les projets dont on s’occupe et on modifie le champ “Géré par” pour passer la main à l’autre quand c’est nécessaire et surtout on met des notes. On travaille énormément avec les notes, c’est très pratique pour travailler ensemble.
C’est aussi un outil important pour partager le suivi aux compagnies que l’on accompagne. Un des souci de notre métier, c’est que c’est un métier invisible. Grâce à Orfeo, on peut facilement tenir au courant les compagnies avec qui on travaille des tâches que l’on a effectué. Toutes les semaines, j’envoie deux exports : un de mes listes de diffusion (où je note tous mes appels, mes emails, tout est noté) et un rapport de l’admin de projets qui sont liés à nos notes.
La solution a-t-elle changé votre manière de travailler en équipe ? Si oui, pouvez-vous l’illustrer avec des exemples concrets ?
Comme je l’ai dit, ce deuxième accès, c’est un nouveau poste donc ce n’est pas évident de dire si ça a changé nos process ou non mais en tout cas, on apprend à travailler avec l’outil sur des bases communes.
On travaille à distance l’un de l’autre, je suis aux alentours de Bruxelles et ma collègue est à Bruxelles, on se voit donc rarement. L’outil nous permet d’avoir une vision sur les projets de l’autre.
Une chose qui est encore plus efficace avec l’arrivée de ce deuxième accès, c’est la synchronisation mail. C’était déjà super d’avoir un tri sur mes emails par structure ou contacts avec lesquels j’avais eu des échanges mais maintenant, je peux aussi voir les mails que ma collègue a échangés avec nos contacts. À chaque fois qu’on travaille sur un projet, on a accès à l’historique des nos échanges à tous les deux et c’est un gain de temps.
Un grand merci à Pierre Ronti d’avoir accepté de répondre à nos questions. Vous souhaitez vous aussi découvrir Orfeo ? Demandez dès maintenant votre démonstration du logiciel !
