Fondé en 1984, l’Orchestre de Picardie est un des rares Orchestre itinérant de France. Salles prestigieuses, églises ou écoles, il se produit chaque année à travers toute la région Hauts de France et au-delà, dans les petites communes et les métropoles.
Depuis 2020, l’équipe de l’Orchestre de Picardie a mis en place la solution Orfeo pour la gestion de ses différentes activités de production, transmission et diffusion de la musique symphonique. Chloé Van Hoorde, Directrice générale, a accepté de répondre à nos questions et de nous fournir son retour d’expérience.
Vous faites partie des premiers utilisateurs Orchestres d’Orfeo, que vous a apporté la mise en place du logiciel ?
La première grande révolution apportée par Orfeo, c’est de permettre un meilleur partage de l’information entre les différents services de l’orchestre et donc une meilleure fluidité dans l’accès de chacun à l’information.
Avant Orfeo, nous avions un outil qu’une seule personne dans l’équipe utilisait, cela ne permettait pas de partager facilement l’information. Désormais, tout est centralisé : l’annuaire, les programmes et les nomenclatures des œuvres, les plannings incluant différents éléments complémentaires liés à la communication, aux captations audiovisuelles, etc.
En plus du partage, Orfeo permet également un accès permanent aux informations et notamment à l’historique de ce qu’on a fait par le passé. Par exemple, on se souvient qu’un artiste a déjà joué avec l’orchestre mais on ne se souvient pas exactement quand, on peut chercher sur Orfeo. Un autre avantage de ce logiciel full-web, notamment quand on est en tournée, c’est qu’on accède aux infos rapidement sur le téléphone.
Il y a aussi l’application mobile. Arrivée dans un second temps, elle a changé la vie de tout le monde, surtout du côté des musiciens. Cela a beaucoup simplifié le partage d’informations entre l’équipe administrative et les musiciens.
Étant un des premiers Orchestres à utiliser Orfeo, la mise en place a nécessité un certain investissement en temps au début mais cela en valait la peine car globalement tout le monde est content du résultat et de l’accès à l’information en continu permis par Orfeo.
Selon mes collègues présents au moment de la transition, la prise en main a été relativement facile car l’interface d’Orfeo est très intuitive et ergonomique par rapport à d’autres logiciels qu’ils ont pu utiliser dans le passé.
Comment Orfeo accompagne chaque service de l’orchestre au quotidien ?
Moi à mon niveau, ça me permet de construire la saison. Je pars d’une page blanche et très facilement, en quelques clics, je peux construire des périodes de production de l’orchestre.
Pour la bibliothécaire, Orfeo lui permet de constituer une bibliothèque numérique. C’est surtout un répertoire de nomenclatures et cela lui sert aussi à centraliser toutes sortes d’informations sur les œuvres.
Ensuite, cela permet aux équipes de production de construire des plannings au fur et à mesure, en précisant petit à petit les choses (par exemple un plan de travail ou des notes sur la façon dont la répétition va se passer). Cela nous permet de stocker tous les éléments relatifs au planning au même endroit et d’aller jusqu’au bout de cette démarche jusqu’à générer une feuille de route qu’on transmets à toutes les équipes, aux musiciens de la distribution (qu’on gère aussi sur Orfeo !)
On peut alors élaborer les contrats d’engagements des musiciens intermittents, des artistes invités, etc... Les contrats de vente de concerts aussi, les contrats de cession avec nos salles partenaires où l’orchestre se diffuse.
Au niveau de la régie du personnel, Orfeo permet de gérer les décomptes des musiciens, les décomptes d’heures individuels ou collectif, de gérer les absences, les congés des musiciens. En bref, ça nous permet de tout centraliser.
Ce qu’on apprécie beaucoup aussi, c’est le fait de pouvoir générer des statistiques, notamment sur le nombre de concerts, par type de concert, par lieu de concert, les statistiques de fréquentation des concerts, etc.
En résumé, Orfeo ça nous permet de suivre la vie d’une production à partir du moment où elle est pensée, c’est à dire inscrite au planning, jusqu’à la toute fin, jusqu’à la réalisation de la paie, avec toutes les étapes que cela implique.
La solution a-t-elle changé votre manière de collaborer au sein de votre équipe ? Pouvez-vous l’illustrer ?
Globalement oui, grâce à cette notion de partage de l’information au sein d’un même service et entre les services. On aime beaucoup les petites notes et les petites tâches qui permettent de signaler en temps réel des choses à des collègues sans les embêter. Si ils sont occupés à autre chose ou s’ils sont absents, parce qu’en déplacement ou en tournée, cela nous permet de garder de la fluidité dans l’accès à l’information.
Pour la bibliothécaire, par exemple, Orfeo lui donne beaucoup d’autonomie dans la gestion de son temps car elle accède à l’information à tout moment sans déranger les collègues, sans faire un mail ou téléphoner. Même si cela ne remplace pas toutes les relations personnelles, Orfeo permet de travailler de façon plus autonome sans dépendre de la présence d’un autre collègue.
Aussi, la régie du personnel n’a plus besoin de déranger la bibliothèque pour savoir si la nomenclature a été vérifiée et validée parce qu’on a mis en place un système qui nous permet de le savoir dans Orfeo. On peut aussi savoir si une production ou un concert sont bien confirmés grâce aux statuts de la production ou de l’élément de planning.
Pour notre régisseur principal également c’est très pratique, il peut mettre ses comptes-rendus de repérage de lieux directement dans la fiche de ce lieu sur Orfeo. Enfin, plein de petites choses comme ça qu’on peut automatiser facilement grâce à Orfeo.
Merci à Chloé Van Hoorde d’avoir accepté de répondre à nos questions. Vous souhaitez vous aussi découvrir Orfeo ? Demandez dès maintenant votre démonstration du logiciel !
