La structure C’Chartres Spectacles développe une programmation pluridisciplinaire en veillant à un équilibre entre œuvres de référence, divertissements et écritures d’aujourd’hui sous toutes leurs formes. Elle propose une programmation adaptée à tous les publics via les différents lieux dont elle a la gestion, notamment le théâtre de Chartres, le OFF, la salle Doussineau ou encore la partie spectacle vivant du Colisée.
Utilisateur d’Orfeo depuis presque un an, Jérôme Costeplane, Directeur général de C’Chartres Spectacles, a accepté de répondre à nos questions au sujet de l’utilisation d’Orfeo au sein de son équipe.
Quels bénéfices vous a apporté la mise en place d’Orfeo dans votre structure ?
La nature de notre activité est très diverse, notre programmation inclut de très gros spectacles, du théâtre privé et du théâtre public. Nous avions une grande multiplicité de problématiques, de sources d’informations et de méthodologies de travail donc Orfeo nous a permis de formater la nature de ces informations et de leurs circuits de transmission aux uns et aux autres. Ça a été un véritable gain de productivité pour l’équipe.
Avec Orfeo, mes équipes travaillent entre elles sur une même base, ils ont économisé du temps, moins ressaisie d’informations donc on ne perd plus d’informations ou on en crée plus en double comme on en avait parfois l’habitude avant.
Comment s’est passée la mise en place du logiciel ?
Il a fallu que nous apprenions à travailler avec parce que un an c’est une courte période, c’est le début d’une histoire. Aussi, nous avons un usage un peu particulier puisque nous achetons des spectacles et nous les diffusons mais nous produisons aussi certains contenus donc nous avons dû un peu adapter le logiciel à notre façon de travailler. Je voulais pouvoir utiliser Orfeo depuis la recherche de spectacles en prospection jusqu’à leur réalisation dans notre salle de spectacle.
Ça nous a également forcé à faire le ménage dans nos bases de données, nous avons mis beaucoup de choses à jour et maintenant nous sommes beaucoup plus efficaces, cela facilite aussi notre approche RGPD. Au début, nous avons commencé à travailler sur le logiciel en toute petite équipe en faisant d’abord la collecte des informations de programmation. À partir de maintenant, nous sommes passés à une utilisation quotidienne, on fait les feuilles de route, les plannings, les campagnes de communication, les partenaires, etc.
À propos des fonctionnalités d’Orfeo, lesquelles vous accompagnent au quotidien ?
Déjà, Orfeo permet au programmateur d’avoir une vision d’ensemble de sa programmation. Nous avons une utilisation un peu particulière parce que je fais aussi de la coordination de programmation pour d’autres interlocuteurs, des promoteurs par exemple, et je mets aussi tout ça dans Orfeo. Ça permet une vraie visibilité d’ensemble de programmation.
Ça permet aussi à la direction notamment d’avoir une pleine conscience de ses enchaînements de spectacles aussi bien sur le temps de représentation que sur les temps invisibles qui sont les temps de montage, de démontage par exemple. Et je trouve que ça aide particulièrement la direction sur le coût financier.
Ensuite, ça apporte énormément à l’administration et à la communication c'est-à-dire qu’il n'y a pas de multiples recherches de contacts. Notre première étape de changement de méthodologie de travail partagé était de passer par Google Drive, mais Orfeo rend les choses vraiment plus lisible, ça simplifie beaucoup le travail de notre directeur technique et, en particulier, de sa recherche d’intermittents.
Personnellement, Orfeo m’a énormément aidé dans mon travail de programmation au départ, ça m’a vraiment évité de m’éparpiller. Et comme je gère des lieux multiples, ça m’aide aussi beaucoup sur l’envoi d’informations à ses autres partenaires. Par exemple, je mets à disposition certains de mes lieux, je peux facilement envoyer à l’équipe qui y travaille des infos très claires sur “qui joue quoi, dans quelle salle”. Cette question de coordination de programmation générale est une partie très importante dans mon activité, je l’éprouve tous les jours donc j’utilise beaucoup les calendriers et les plannings.
La solution a-t-elle fait évoluer votre méthodologie de travail en équipe ?
Nous sommes une petite équipe donc nous avons déjà l’habitude de travailler de façon très proche. Cela dit, la mise en place d’Orfeo a énormément incité les collaborateurs qui sont au début du projet — ceux qui font les choix de programmation, ceux qui font les études de fiches techniques, ceux qui font les arbitrages financiers — à être beaucoup plus rigoureux dans la collecte d’informations et dans le passage de témoin aux autres. En outre la SPL est en plein développement dans ses effectifs et ce logiciel nous accompagne dans notre croissance très rapide.
C’est très productif sur la totalité de l’organisation. Pour donner un exemple, une fois les fiches techniques collectées et ajoutées à Orfeo par le directeur technique, nous sommes tous d’accord qu’on travaille sur les mêmes documents. C’est pareil pour les questions contractuelles, quand j’ai travaillé sur des pré-accords, les choses sont clairement identifiées dans Orfeo et l’administration peut ensuite les formaliser. Tout est très clair, il n’y a aucune ambiguïté dans l’information.
En tout cas, c’est le premier logiciel qu’on ouvre le matin maintenant, en même temps que la boîte mail, et ça, je pense que c’est un signe.
Un grand merci à Jérôme Costeplane d’avoir pris le temps de répondre à nos questions ! Vous souhaitez découvrir Orfeo ? Demandez dès à présent votre démonstration du logiciel avec un membre de notre équipe.
