uGo&Play est une société de production de spectacles fondée en 2012. Spécialisée dans les concerts symphoniques de musique de film et cross-over (Jurassic Park, Star Wars, Harry Potter…), elle accueille également des spectacles internationaux comme la comédie musicale West Side Story ou encore la compagnie Alvin Ailey American Dance Theater.
Utilisant la solution Orfeo depuis février 2022, Florian Robitaille, chargé de production, a accepté de répondre à nos questions et de nous faire part de son expérience sur l’utilisation d’Orfeo au sein de son équipe.
Vous utilisez Orfeo depuis quelques temps, vous souvenez-vous comment s’est passé la mise en place ?
Nous avons contracté la solution en 2022, mes collègues l’ont rapidement explorée et quand je suis arrivé six mois plus tard, je l’ai pris en main pour voir comment Orfeo pouvait s’adapter à nos besoins. Il y a énormément de possibilités avec ce logiciel, il fallait donc trouver le meilleur moyen d’utiliser chacun des outils d’Orfeo pour qu’il colle à notre réalité et à nos besoins pour nos trois pôles : la production, la communication et l’administration.
On a commencé à développer Orfeo d’abord pour le pôle production. Ensuite, on a décidé d’y inclure le pôle administration à petite échelle. Enfin, le pôle communication l’utilise pour la gestion des ressources, c’est-à-dire, pour récupérer les distributions pour les crédits de fin des ciné-concerts ou bien les horaires des spectacles pour pouvoir communiquer plus facilement sur les réseaux sociaux. Pour nous, l’objectif à terme c’est que chaque pôle puisse travailler en commun en centralisant l’ensemble des informations sur Orfeo et en limitant le nombre d’outils(fichiers partagés, tableaux Excel, etc…).
Nous avons pris du temps pour trouver un équilibre qui puisse convenir à tout le monde dans le fonctionnement, mais maintenant, on est de plus en plus à l’utiliser, que ce soit en interne ou avec des personnes extérieures comme nos régisseurs sur les tournées. On évite ce double travail de saisie des données dans Orfeo pour les extraire ensuite et les ressaisir dans un mail. C’est vraiment une solution de passage pour tout le monde, pour dispenser de l’information et la recueillir. Avoir une seule plateforme qui permette à chacun de pouvoir consulter les informations d’une production, c’est très précieux en temps gagné, c’est vraiment top !
Comment le logiciel Orfeo vous accompagne sur la logistique de vos tournées ?
Notre manière de travailler avec Orfeo au pôle prod, c’est de mettre toutes les informations logistiques dans le logiciel, c'est-à-dire le booking du train, les horaires sur les plannings, les hôtels, etc… Ensuite, on travaille avec un régisseur général qui va récupérer les informations et qui va travailler avec les régisseurs des artistes (sur une grosse tournée, on peut avoir un régisseur orchestre, un régisseur de chœur adultes, un régisseur de chœur enfants, on va aussi avoir nos directeurs techniques). Enfin, le régisseur général fait le choix de passer par Orfeo pour éditer et partager les feuilles de route ou non. Vu qu’on ne travaille pas toujours avec les mêmes régisseurs, ça peut impliquer un petit temps de formation pour ceux qui ne connaissent pas le logiciel. Mais déjà, le fait de pouvoir centraliser le planning sur la fiche projet c’est très pratique.
D’ailleurs, maintenant, on peut associer des documents aux éléments de planning ce **qui nous sert beaucoup notamment pour les voyages ; on peut directement attacher les billets de train à l’élément qui le concerne et le retrouver sur l’application mobile.
L’application mobile, on ne l’a pas mise en place auprès de nos musiciens car parfois, on a quatre cents personnes sur la route donc ça fait beaucoup de spécificités à gérer. On préfère partager les informations via nos régisseurs qui s’occupent ensuite de distiller l’information à nos musiciens. Par contre, on l’utilise en interne pour accéder à l’ensemble des informations disponibles sur Orfeo : on peut récupérer les documents, on accède aussi à notre annuaire pour trouver plus facilement nos contacts. C’est vrai que c’est beaucoup plus simple que de devoir sortir son pc, on a tout à portée de main. Pour le moment, on ne peut que consulter les données et ce serait pratique de pouvoir éditer les informations directement à partir de l’application mais ça c’est un autre sujet 😁
Et sur les autres aspects de votre activité, quelles fonctionnalités vous aident au quotidien ?
On utilise beaucoup le suivi des tâches et des notes pour tout ce qui concerne le suivi de trésorerie. On indique les versements d’acompte et de solde fait auprès de tous nos fournisseurs, les hôtels, les catering ou encore les transporteurs. Cela nous permet de faire le lien avec l’administration qui peut retrouver les paiements plus facilement à partir des fiches fournisseurs, les “fiches structures” de notre annuaire dans Orfeo. Aujourd’hui, ça nous fait gagner énormément de temps dans la mesure où on est tous concernés et avoir une vision globale des suivi de paiement, ça nous évite d’aller chacun chercher dans nos mails. On a une base commune qui est utile à tout le monde, on a gagné en rigueur, en lisibilité et en efficacité. Le suivi des tâches est un outil qu’on utilise énormément et qui nous apporte beaucoup.
On utilise aussi la distribution en mode avancé. C’est très pratique de pouvoir créer des familles d’instruments et des rôles, surtout quand on a un orchestre de quatre-vingt-dix musiciens. On peut les mettre par pupitre, ça nous aide ensuite sur la gestion des rooming par exemple, qu’on peut éditer directement à partir d’Orfeo.
Ensuite, sur les fiches salariés, on commence à utiliser les export d’informations administratives. Depuis peu, on développe notre activité à l’étranger - en Europe, à Londres, à Budapest - donc on commence à avoir des questions de mobilité internationale, on a besoin d’extraire des informations de passeport, d’adresse, de résidence fiscale par exemple, et c’est une force qu’a Orfeo aujourd’hui de pouvoir sortir toutes ses informations sur un seul et même document. On gagne beaucoup de temps en admin. En fait, ça nous permet de faire des exports propres et de gagner du temps car nous n’avons pas à mettre en forme les documents en fonction de nos besoins, Orfeo le fait déjà.
Je n’ai pas parlé de la fonctionnalité contrat qu’on commence un petit peu à explorer, notamment pour les pré-contrats sur des cessions ou pour le suivi des contrat de salle dans lesquelles on va passer quand on fait des prods. On commence un peu à tâtonner cet onglet, aujourd’hui, il n’est pas optimisé à 100% mais on a bien vu que si besoin, on pouvait personnaliser des champs et ça c’est une bonne chose.
En bref, Orfeo pour nous, c’est un peu une bible. Une fois qu’il est bien construit, qu’on a bien travaillé, on a vraiment tout à portée de main facilement.
La solution a-t-elle changé votre manière de travailler en équipe ? Si oui, pouvez-vous l’illustrer ?
L’avantage d’Orfeo pour nous aujourd’hui, c’est qu’il nous permet d’extraire ce qu’il y a dans la tête de chacun pour le mettre sur un seul et même support. Ça a relativement changé les choses parce que, désormais, l’information devient accessible et universelle à toutes les personnes des équipes. Ça rassemble les équipes puisqu’on a un support pour tout le monde, l'information est écrite, c’est posé quelque part et pas dit à la volée.
Maintenant, on a vraiment ce que l’on appelle le “réflexe Orfeo” : quand on se pose une question, on se dit “ok réflexe Orfeo” je vais d’abord consulter Orfeo avant de mobiliser trois personnes. C’est notre mot d’ordre désormais.
On est à la fois sur un logiciel qui est simple d’utilisation quand on doit seulement charger quelqu’un de remplir des informations et en même temps complexe par la personnalisation possible. Mais c’est très agréable de pouvoir le façonner à notre image et surtout à notre travail, à nos missions et à notre activité parce que c’est compliqué d’avoir une formule qui correspond à tout le monde quand on a plusieurs type d’activité et là, on a cette possibilité de personnaliser l’ensemble de l’interface et énormément d’éléments. Pour nous, c’est une bonne chose, c’est très chouette.
Merci à Florian Robitaille d’avoir accepté de répondre à nos questions. Vous souhaitez vous aussi découvrir Orfeo ? Demandez dès maintenant votre démonstration du logiciel !
