Calendriers : le B.A-BA


Démarrer avec Orfeo

Le calendrier est un élément central pour le partage d'informations entre les différents métiers (diffusion, production, administration). Ce tutoriel vous propose de découvrir les bases du fonctionnement du calendrier.

Créer un calendrier personnalisé

Créer un calendrier personnalisé

Vous avez plusieurs possibilités pour créer vos calendriers :

  • via le lien Gérer vos calendriers qui se trouve dans le menu Calendrier
  • via les : Paramètres en sélectionnant Calendriers.

Vous pourrez alors créer un nouveau calendrier et le personnaliser en choisissant son nom et sa couleur.

Vous pouvez également renommer les calendriers existant en cliquant dessus.

Il est aussi possible de changer l'ordre des calendriers par simple glisser / déposer sur l'icône.

Affichage des calendriers

Interface du calendrier

Vous pouvez choisir d’afficher ou masquer un ou plusieurs calendriers. Pour cela, cliquez dans la barre de gauche sur la couleur du calendrier (1).

Vous avez la possibilité de naviguer facilement d'un mois à l'autre à l’aide des flèches (2), ou de vous rendre à une date précise grâce au mini-calendrier (3). Vous pouvez également choisir la vue qui vous convient le mieux entre journalière, hebdomadaire, mensuelle ou semestrielle (4).

Changer le mode d'affichage

Le calendrier propose différents modes d'affichage, pour que vous puissiez avoir une vue d'ensemble de votre activité.

Pour les producteurs, il existe 4 modes d'affichage (journalière, hebdomadaire, mensuel et semestriel). Pour passer de l'un à l'autre, cliquez sur l'un des 4 boutons situés en haut à droite de votre calendrier.

Pour les agents artistiques, il existe 3 modes d'affichage différents (mensuel, semestriel et annuel). Pour passer de l'un à l'autre, cliquez sur l'un des 3 boutons situés en haut à droite de votre calendrier.

Enfin, cliquez sur l'interface du calendrier pour créer un projet.

Créer un projet à partir du Calendrier

Créer des événements

Pour les producteurs, vous avez la possibilité de créer des projets directement depuis le calendrier :

  • cliquez à la date souhaitée
  • renseignez le titre de votre projet ainsi que le calendrier dans lequel vous souhaitez qu'il apparaisse
  • cliquez sur le bouton Créer pour finaliser la saisie

Vous pouvez éditer directement l'événement lors de sa création depuis le calendrier. Pour cela, cliquez sur le lien Créer puis éditer.

Pour les Agents artistiques, vous pouvez créer un engagement pour un artiste ou renseigner une période personnelle en cliquant à la date souhaitée. Vous pouvez alors nommer l’événement et choisir l'artiste concerné.

Créer un évènement Autre sur le Calendrier

Créer des événements

Pour les producteurs, vous avez égeement la possibilité de créer tout autres projets directement depuis le calendrier :

  • cliquez à la date souhaitée
  • selectionnez Autre renseignez le titre de votre projet ainsi que le calendrier dans lequel vous souhaitez qu'il apparaisse
  • cliquez sur le bouton Créer pour finaliser la saisie ou cliquez sur le lien Créer puis éditer. Cela vous permettra de planifier en détail votre événement.

Créer des événements

Avant de quitter la page et après avoir complété toutes vos informations en détail, n'oubliez pas d'enregistrer vos modifications.

Personnaliser les couleurs

Il existe deux options correspondant à deux types de fonctionnement bien distincts ;

1ère option: vous souhaitez que la couleur des événements de production soit la même que pour la production.

Appliquer la couleur de la production à tous les événements liés

  • cliquez sur : Paramètres
  • dans la section Calendrier, cliquez sur Couleurs par défaut
  • cochez la mention Appliquer la couleur de la production à tous les événements liés
  • Cliquez sur Enregistrer les modifications

2ème option: vous souhaitez avoir une couleur définie pour chaque type d'événement (ex: toutes les répétitions en rouge, tous les voyages en bleu, etc).

Appliquer la couleur de la production à tous les événements liés

  • cochez la mention Utiliser des couleurs différentes pour chaque type d'événement
  • choisissez la couleur correspondant au type d'événement
  • cliquez sur Enregistrer les modifications

Vous pouvez synchroniser la couleur d'un événement avec le calendrier. Par défaut, un projet conserve sa couleur lorsqu'on le change de calendrier. Vous pouvez paramétrer le calendrier pour que les projets prennent la couleur du calendrier dans lequel ils se trouvent.

Importer un calendrier

Importer un calendrier

Pour importer un calendrier Google dans l'application :

  • dans les : Paramètres, cliquez sur Calendriers dans le section Calendrier
  • cliquez sur le lien Importer un calendrier Google
  • connectez-vous à votre compte Google, puis autorisez Orfeo à accéder à vos agendas Google
  • choisissez le calendrier que vous souhaitez importer pour l'intégrer à un calendrier existant ou créez un nouveau calendrier
  • enfin, cliquez sur le bouton Importer le calendrier pour finaliser l'importation

Importer un calendrier Google dans Orfeo ne permet pas sa synchronisation entre les deux. Suivez ce lien synchroniser Orfeo avec Google Agenda afin que vos modifications de planning dans Orfeo soient visibles sur Google Agenda.

Vous pouvez également consulter vos calendriers sur iPhone.

Partager un calendrier

Vous avez la possibilité de partager simplement vos calendriers avec vos collaborateurs ou les artistes et techniciens.

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