Annuaire : le B.A-BA


Démarrer avec Orfeo

Votre base de données est le centre névralgique de votre organisation. Ce tutoriel vous explique comment ajouter une nouvelle structure à votre base de données et modifier les informations qui s'y trouvent.

Créer une structure

Créer une structure

Partons du principe que vous souhaitez créer la fiche du Festival Orfeo dans votre base de données.

  • dans l'onglet Annuaire, cliquez sur le bouton Ajouter
  • choisissez Structure
  • renseignez le nom de la structure

La fiche de la structure est maintenant créée dans votre base de données et vous allez pouvoir renseigner toutes les informations dont vous disposez à son sujet.

Spécifier les coordonnées de la structure

Spécifier les coordonnées de la structure

Maintenant que la fiche de la structure est créée, vous pouvez compléter les informations telles que, l'adresse, le mail, le téléphone ou encore le site internet de la structure. Pour compléter ou modifier les coordonnées de la structure, cliquez dans la zone que vous souhaitez modifier.

vous pouvez également spécifier le département et la région de la structure, ainsi vous pourrez créer des filtres pour n'afficher que les structures d'une région ou d'un département.

Vous pouvez localiser la structure sur une carte une fois que l'adresse est complétée. Pour cela, cliquez sur la petite carte en face de Coordonnées. Cette fonctionnalité vous permet d'effectuer un filtrage géographique, très utile quand il s'agit de localiser les structures qui se trouvent à proximité d'une autre.

Ajouter un collaborateur

Ajouter un contact à une structure

Si le contact est déjà présent dans votre base de données :

  • dans la zone Contacts de la fiche de la structure, cliquez sur le lien Ajouter un collaborateur
  • renseignez le nom du contact, son poste au sein de la structure, ainsi que ses coordonnées

Si le contact n'est pas encore dans votre base de données, cliquez sur l'icône Ajouter en forme de croix verte à droite du champ "Contact". Vous accédez alors au formulaire de création de contact.

Spécifier l'ordre des contacts

Cliquer / déposer

Vous pouvez réorganiser l'ordre dans lequel apparaissent les contacts liés à la structure.

  • cliquez sur le burger situé à gauche du nom de votre contact
  • tout en maintenant le clic, déplacez le contact là où vous le souhaitez

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