Annuaire : le B.A-BA


Démarrer avec Orfeo

Votre base de données est le centre névralgique de votre organisation. Ce tutoriel vous explique comment ajouter une nouvelle structure à votre base de données et modifier les informations qui s'y trouvent.

Créer une structure

Créer une structure

Partons du principe que vous souhaitez créer la fiche du Festival Orfeo dans votre base de données.

  • dans l'onglet Annuaire, cliquez sur le bouton bleu Ajouter
  • choisissez Structure
  • renseignez le nom de la structure

La fiche de la structure est maintenant créée et vous allez pouvoir renseigner toutes les informations dont vous disposez à son sujet.

Dans la boite de dialogue, vous pouvez cliquer sur Plus d'options pour attribuer une Catégorie ou des Mots clés à la structure.

Spécifier les coordonnées de la structure

Spécifier les coordonnées de la structure

Une fois sur la fiche de la structure, vous pouvez compléter les informations telles que : adresse postale, email, téléphone, site internet ou encore le lien de sa page Facebook. Cliquez sur la zone souhaitée pour modifier ces éléments.

Les départements et les régions français se renseigneront automatiquement si vous indiquez le code postal, la ville et le pays (France) dans l'adresse de la structure.

Une fois les adresses postales complétées, vos structures sont géolocalisables sur une carte. Pour y accéder, cliquez sur la petite carte en face de Coordonnées. Cette fonctionnalité vous permet d'effectuer un filtrage géographique, très utile quand il s'agit de localiser les structures qui sont à proximité d'une autre.

Ajouter un collaborateur

Ajouter un contact à une structure

Si le contact est déjà présent dans votre base de données :

  • dans la zone Contacts d'une fiche structure, cliquez sur le lien Ajouter un collaborateur
  • renseignez le nom du contact, son poste au sein de la structure, ainsi que ses coordonnées professionnelles

Si le contact n'est pas encore dans votre base de données, cliquez sur le petit + vert à droite du champ "Contact". Vous accédez alors au formulaire de création de contact.

Spécifier l'ordre des contacts

Cliquer / déposer

Vous pouvez réorganiser l'ordre dans lequel apparaissent les contacts liés à la structure :

  • cliquez sur le burger : situé à gauche du nom de votre contact
  • tout en maintenant le clic, déplacez le contact là où vous le souhaitez

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