Utiliser les champs personnalisés

Vous trouverez dans ce tutoriel la marche à suivre pour créer vos propres champs et les utiliser dans vos recherches filtrées ou encore lors de l'importation de données.

Définir un champ personnalisé

Ajouter un nouveau champ personnalisé

Prenons un exemple concret : avant l'envoi d'un e-mail à un de vos contacts, vous avez besoin de connaître la langue parlée de celui-ci afin de savoir comment vous vous adresserez à la personne.

Un champ personnalisé "Langue de communication" consultable sur sa fiche vous aidera à obtenir cette information rapidement autant pour elle que pour les autres contacts. Voici comment procéder :

  • Rendez-vous dans le menu Paramètres
  • dans la section Annuaire, cliquez sur le lien Champs personnalisés annuaire
  • cliquez sur le bouton Ajouter champ personnalisé annuaire

Vous pouvez maintenant spécifier le nom du nouveau champ, le type de donnée utilisé (Texte simple, Date, Nombre, Oui / Non, Liste de choix et Liste de choix multiples) et son mode d'affichage (toujours affiché ou pas).

Vous pouvez décider où s'affichera le champ personnalisé en cochant la ou les cases(s) voulue(s) : fiche Artiste, Technicien, Structure ou Contact.

Associer un champ personnalisé à une entité

Associer un champ personnalisé à un contact

Maintenant que vous avez créé un champ personnalisé, nous allons voir comment l'attribuer à une ou plusieurs entités.

A une seule entité :

  • depuis la fiche d'un contact, dans la section Champs personnalisés cliquez sur le lien Ajouter un champ personnalisé
  • vous pouvez alors choisir parmi la liste des champs personnalisés que vous avez créés

A plusieurs entités à la fois :

  • sélectionnez les entités (contacts, structures, artistes ou techniciens) auxquelles vous souhaitez attribuer le nouveau champ personnalisé
  • cliquez sur le bouton Outils et enfin Effectuer une mise à jour multiple
  • choisissez le champ qui sera attribué à l'ensemble des entités sélectionnées
  • spécifiez sa valeur et enregistrez

Vous pouvez également créer des champs personnalisés pour les contrats de cession et les contrats d'engagement, ainsi que pour les projets et spectacles depuis le menu Paramètres

Filtrer selon un champ personnalisé

Filtrer selon un champ personnalisé

Filtrer vous permet d'afficher une partie de votre annuaire (de contacts, de structures...) selon les critères de votre choix. Une fois créés, les champs personnalisés apparaîtront parmi les champs à filtrer.

Affichez les champs personnalisés créés en colonnes dans votre annuaire. Pour cela :

  • cliquez sur le bouton Colonnes, en haut à droite de votre liste de contacts / structures
  • choisissez les champs que vous souhaitez afficher en double-cliquant dessus ou en cliquant sur la flèche droite

Utiliser les champs personnalisés lors d'une importation

Importer un champ personnalisé

Toutes données qui n'ont pas de champs déjà prédéfinis sur Orfeo peuvent être importées comme champs personnalisés. Ceux-ci pourront être modifiés, agrémentés ou supprimés à partir des Paramètres, section Annuaire, puis sur le lien Champs personnalisés annuaire

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