Tâches et notes pour les relances

Orfeo vous permet de gérer les relances et les rappels grâce aux tâches et aux notes en lien avec les contacts et structures de votre Annuaire pour vous assurer de toujours rappeler la bonne personne au bon moment.

Créer une tâche

Ajouter une tâche

Prenons un exemple concret : vous parvenez à joindre Mme Pascaline Beausoleil, Directrice artistique du festival Blue Fest, à qui vous souhaitez proposer de programmer un de vos artistes, spectacle ou concert. Elle vous informe cependant qu’il serait plus opportun de la rappeler à partir du 2 février.

En quelques clics, vous pouvez créer la tâche correspondante :

  • depuis la fiche du contact, dans la section Tâches, cliquez sur Ajouter une tâche
  • complétez les informations telles que le libellé, la date ou encore la personne de votre équipe concernée par la tâche
  • enfin cliquez sur le bouton Sauvegarder pour enregistrer la tâche


  • Une notification est envoyée par e-mail si la tâche est attribuée à un ou une de vos collègues

  • Toute tâche est publique par défaut, soit visible par vos collègues. Pour la rendre privée, cochez la case prévue à cet effet dans le bloc d'édition de la tâche.

  • L'étiquette bleue indique que date échéance de la tâche n'est pas encore atteinte et la rouge indique une tâche en retard. Vous pouvez bien sûr changer la date quand vous le souhaitez pour ne plus voir rouge.


Suivre vos tâches à venir... ou en retard

Tableau de bord des rappels

En pratique, vous pourrez être amené(e) à positionner un nombre important de tâches à faire. C'est pourquoi vous pouvez retrouver l'ensemble de vos tâches compilées dans l'onglet Tâches du menu Activité.

Elles sont également visibles sur le calendrier, ce qui vous permet d’avoir une vision temporelle de votre activité à venir.

Visualiser vos rappels dans un calendrier

  • Cliquez sur la tâche pour modifier son titre, sa date d'exécution, la personne assignée ou bien sa nature (publique ou privée).

  • Réorganisez l'ordre chronologique des tâches à faire en glissant/déposant la tâche d'une colonne à l'autre.

  • Visualisez les tâches publiques de vos collaborateurs en cochant leurs noms en haut des colonnes de tâches.


Créer une note

Créer une note

Dans notre exemple précédent, Mme Pascaline Beausoleil, Directrice artistique du festival Blue Fest, vous a demandé de la contacter à partir du 2 février car il s'avère qu'elle sera en vacances la semaine d'avant.

Vous pouvez donc créer une note pour vous en rappeler et ne pas risquer de la déranger.

Pour ce faire :

  • depuis la fiche de Mme Pascaline Beausoleil, dans la section Notes, cliquez sur Ajouter une note
  • écrivez votre note
  • vous pouvez associer cette note à la structure Festival Blue Fest en la sélectionnant dans le menu déroulant "Associée à..."
  • enfin, cliquez sur Sauvegarder pour enregistrer la note


Pourquoi associer une note

Associer la note au Festival Blue Fest signifie que la note concerne bien Mme Beausoleil pour sa fonction de Directrice artistique du Festival Blue Fest et non pas sa fonction d'Administratrice de l'autre compagnie dont elle s'occupe.

Cette note apparaîtra donc aussi dans la fiche du Festival Blue Fest associée à Mme Beausoleil.

Cette note demeurera au nom du Festival Blue Fest même si vous archivez cette structure depuis la fiche de Mme Beausoleil - dans le cas où elle ne travaillerait plus au Festival.


  • Chaque note est signée et datée afin que vous et chaque membre de votre équipe sachiez exactement qui a noté quoi et quand.

  • Toute note est publique par défaut, soit visible par vos collègues. Pour la rendre privée, cochez la case prévue à cet effet dans le bloc d'édition de la note.

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